ビジネスレターの代わりにビジネスレポートを使用して通信する場合

事業報告書は主に情報の伝達に使用されます。 手紙でも情報を伝えることができますが、通常は情報をまとめたものです。 手紙が特定の受取人に宛てられている間、レポートは社外の個人に送られるか、または公表されるかもしれません。 レポートは、情報を比較できるように、レポート期間ごとに一貫性のある方法でフォーマットされることがよくあります。 従業員が報告書を完成させるのに売上高がある場合、報告書テンプレートの統一性により、会社は報告慣行の一貫性を維持しやすくなります。

長さ

ビジネスレポートとビジネスレターのどちらを使用するかを決定する際の1つの要素は、伝達する必要がある情報の長さです。 ビジネスレターは通常1〜3ページの長さです。 これより長い情報を伝えている場合は、概要、見出し、および結論を含むレポートとしてフォーマットされていると読みやすくなります。 長い報告は読者を助けるために目次を含むべきです。

観客

考慮するべきもう一つの要因はあなたの聴衆です。 あなたが集めた情報がほんの少数の人々によって見直されるならば、あなたの個人的なコメントを含む手紙にそれを組み入れてください。 ただし、多くの人に読まれる、または将来社外の個人から参照されるような情報を編集している場合は、ビジネスレポートを使用してください。 たとえば、財務データは、会社の株主、会計士、弁護士、政府機関によって確認される可能性があります。

情報の種類

表、リスト、スプレッドシート、またはフォームにまとめられたデータは、レターよりもビジネスレポートに適しています。 同様に、グラフや図を含める場合はレポートを使用してください。 実現可能性調査などの主要な調査プロジェクトは、大量の調査データ、統計、方法、および結果を概説するための形式を提供するため、レポートに含める必要があります。 一方、手紙は研究の簡単な要約を伝えるのに役立ちます。 通常レポートで伝達される他の種類の情報には、戦略計画、売上報告、コンプライアンス報告、およびマーケティング計画が含まれます。

形式

手紙ではなく事業報告を使用してください、あなたの文章は正式です。 あなたは手紙の中で「私」または「あなた」を自由に使うことができますが、報告は個人的ではありません。 報告は客観的な口調で書かれ、意見を伝えるのではなく事実を報告します。 報告書に意見を含めたい場合は、これを報告書に添付の手紙に書いてください。 あなたが提示している資料が外部の情報源への引用を必要とするならば、報告もこれを行うための適切なフォーマットです。 会社が好むスタイルに応じて、引用をレポートのテキスト内、脚注、またはレポートの最後に配置します。