フローチャートを使用する理由

事業主として、あなたは常にあなたの職場の効率を改善するために努力するべきであるので、あなたはその仕事を成し遂げるのを助けるどんな道具やリソースも歓迎すべきです。 ビジネス内のプロセスを合理化することで、スタッフの生産性を向上させることもできます。生産性が向上すると、売上も増加します。 考慮すべきツールの1つはフローチャートです。これは、プロセスの図的またはグラフィカルな表現です。 フローチャートの使用は、娯楽、工学、物理科学、およびコンピュータプログラミングなどの業界では数多くあります。 フローチャートの目的は、混乱を招くような専門用語を使用せずに、プロセスがどのように機能するか、または機能すべきかを伝達することです。 フローチャートの主な用途を理解しておくと、ビジネスをピークレベルで実行するのに役立ちます。

作業プロセスの定義

フローチャートの最も重要な用途の1つは、プロセスが最初から最後までどのように実行されるのかを、通常は順次的な順序で、イメージを通して描写することです。 プロセスフロー図は、既存のプロセスを文書化したり、そのプロセスの効率を評価したりするためのトレーニングでよく使用されます。 たとえば、特定のプロセスが時間と労力に見合うだけの価値があるかどうかわからない場合は、プロセスフロー図を見てボトルネックやタスクの重複を明らかにすることができます。 プロセスフロー図にシンボルを追加することができます。各シンボルは、タスク、決定、または出力を担当する個人またはグループを表します。 その後、管理チームは、どのチームが行き過ぎているのか、または一部のチームがプロセスに必要ではないのかを判断できます。

タスクのタイミングを評価する

フローチャートのもう1つの重要な目的は、特定のプロセスで各タスクを完了するのにかかる時間を特定することです。 通常、これらのチャートは直線的で、左から右に読みます。 タイミングチャートに列を追加して各タスクのタイミングを指定し、プロセス内のタスクを時間に応じて評価することができます。 この図は、期限を重視したタスクやプロセスを分析しているときに特に役立ちます。チャートでは、タスクの効率性が必要な領域と、あるタスクの完了が別のタスクの完了に依存する領域が示されます。 タイミングを分析するフローチャートは、プロジェクトに複数のチームが必要な場合に特に役立ちます。また、コミュニケーションはそのプロジェクトの完了に不可欠です。 各プロセスにかかる時間を理解することは、チームメンバーが自分の仕事日をより有効に活用する方法を理解するのに役立ちます。

問題のトラブルシューティングと修正

何が問題で、プロセスのどの段階で問題が発生したのかわからない場合、ワークフローのバグや問題を修正するのは困難です。 トラブルシューティングがフローチャートの重要な目的であるのはそのためです。 トラブルシューティングフローチャートを設計するには、通常、問題を特定し、その問題をフローチャート上部のボックスに記入することから始めます。 次に、特定した問題に基づいて、その問題のさまざまな原因が考えられるボックスに矢印を引き、次に考えられる解決策のボックスを引きます。 たとえば、問題が顧客サービスプロセスに不満であると特定した場合、その不満に対するさまざまな理由が考えられます。これには、長い通話待ち時間、納期に対する不満、知識に対する不満などが含まれます。あなたの顧客サービス担当者またはあなたの担当者が失礼で役に立たないという認識。 これらの箱のそれぞれの下で、あなたは特にあなたの顧客が不幸であるという理由に対処する可能な解決策を開発するでしょう。 これはトラブルシューティングフローチャートを作成する方法のほんの一例です。 ビジネスオーナーの中には、チャート上のボックスに書かれている単純なtrueまたはfalseステートメントに基づいて問題が解決される、trueまたはfalseモデルを使用することを好む人もいます。