IRSによる業務経費の文書化要件
内国歳入庁では、1099フォームなど、選択した書類の一部だけを提出するよう事業者に義務付けていますが、あなたの事業が税務調査に直面する場合は適切な文書化が重要です。 過去の納税申告書から控除した各事業経費を文書化した適切なメモや領収書がない限り、IRSは、多額の罰金や利子の支払いに加えて、未払税金についても責任を負う可能性があります。
写真による証拠
ホームオフィスの控除を請求するためには、あなたは専ら仕事目的にあなたのオフィスエリアを捧げなければなりません。 あなたの家賃や住宅ローン、公共料金、さらにはあなたの電話代の額も、この専用スペースの面積に直接関係しています。 Entrepreneur誌のBonnie Leeは、特にあなたのオフィスの配置や面積が時間の経過とともに変化する場合、監査の際の保護として、あなたのホームオフィススペースの日付付き写真を撮ることを提案します。 場合によっては、スペースを測定している誰かのビデオによって、監査中の自宅訪問の必要性を排除できます。
領収書を持っていない関連資産や支出の写真、たとえば本社で現在使用している目的を変更した本棚なども役立ちます。
長期記録管理
IRSは何年も前からの返品を監査することができるので、古い記録を保存することが重要です。 Inc。誌のインタビューで、会計事務所Hirsch＆Silbersteinは、すべての領収書、小切手、銀行取引明細書を少なくとも7年間保管することを提案しています。 不動産の記録とそれ以前のすべての確定申告のコピーは、何歳でも常に保管してください。
従業員ドキュメンテーション
IRSによると、あなたはすべての従業員にフォームI-9：雇用適格性確認に記入してもらう必要があります。 給与から差し引く金額を計算するには、フォームW-4：従業員の源泉徴収手当証明書にも従業員に記入してもらう必要があります。 フリーランスの請負業者やその他の臨時職員は、フォームW-9：納税者番号と証明書の要求に記入する必要があります。 これらすべての形式の原本を無期限に保管してください。
あなたが従業員を持っている場合、あなたの事業はIRSでフォームW-2：賃金と税の計算書を提出し、毎年1月31日までにそのコピーを従業員と社会保障庁に配布しなければなりません。 独立請負業者を雇用した場合は、IRSにForm 1099-MISCを提出し、毎年1月31日までに請負業者にコピーを提出する必要があります。
購入および費用の領収書
IRS Publication 583は、事業主が記録を維持することを奨励するための購入と経費の完全なリストを概説しています。 記録管理の特定の方法は必須ではありませんが、すべての事業所得の検証に加えて、納税申告書で請求した費用または購入を検証するための十分な文書が必要です。 簡単に将来参照できるように会計年度とカテゴリ別に領収書を整理します。
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