HRレポートの書き方

人事部は、正確な従業員記録を維持することを求められています。 問題が発生した場合は、インシデントを従業員の恒久的なHRファイルに記録するレポートが作成されます。 これは、行動を証明する必要がある、ルール違反について従業員に警告する必要がある、または禁止されている行動の発動などの管理上の行動を正当化する必要がある使用者を保護します。 レポートを作成するときは、そのレポートの潜在的な法的用途に注意してください。これには、セクシャルハラスメント、マネーロンダリング、その他の深刻な申し立てが含まれる可能性があります。

紹介を書く

HRレポートの内容について説明してください。 関係当事者、現在の日付、および報告が必要な理由を挙げてください。 序論は報告書全体のトーンを設定するものであり、これは意見がないはずです。 簡単な言葉を使い、事実を述べる。 物事をシンプルに、そして要点を守ってください。

プロセスと背景

報告書は、事件に対処するための会社の方針とプロセスを引用する必要があります。 たとえば、ある従業員が別の差別を訴えた場合、雇用時または定期的に、会社の差別防止方針とその従業員に必要なトレーニングについて説明します。 従業員がどのように関連しているか、同じ部署内でお互いに近くで仕事をしているのか、まったく異なる分野で仕事をしているのか、ランチルームでお互いに会う可能性があるかどうかを述べる 不正行為で起訴された人に対する過去の苦情をすべて記載してください。

事件

苦情で説明されているように事実を述べなさい。 電子メール交換や証人証言など、裏付けとなるデータをHRレポートに含めます。 できるだけ多くの詳細がインシデントに含まれていることを確認してください。 インシデントの日付と時刻、および発生した可能性があるそれ以降の問題をすべて記載します。 可能であれば、目撃者の名前を記入し、証言を引用します。 事件を説明する際には、判断することを控えてください。 苦情申立人と被告人の両方にインタビューするようにして、物語の両面を含めます。

インシデントの結論

問題のインシデントに関する評価プロセスを説明してください。 セクシャルハラスメントなどの深刻な苦情には、法的または法執行機関の助言が必要な場合があります。 慢性的な欠勤など、それほど深刻ではない訴状でも、解雇の場合には文書化する必要があります。 企業が従業員の不履行を文書化する方針と手順を持っている限り、それは通常誰かを解雇する企業の法的権利とみなされます。 すべての関連情報に基づいて、従業員が正しいか間違っているかを定義します。

次のステップ

従業員が間違っているかどうかを判断するだけでは不十分です。 会社の方針と手順に基づいて、次のステップまたは必要な行動計画を定義します。 たとえば、頻繁に欠席していることが判明した従業員について書かれたHRレポートでは、従業員ハンドブックに記載されているとおりに警告が出されたかどうか。 アクションプランが問題解決に意味がある場合は、アクションプランを作成してレポートに含めます。 たとえば、顧客のセキュリティに忠実でないと判断された従業員の行動計画には、その従業員が成功するのに役立つ最新のトレーニングと新しい手順が含まれる場合があります。