組織における効果的なコミュニケーション方法

グループとして、中小企業のオーナーは素晴らしい話者として知られています。 通常、話し合うことはたくさんあります。つまり、人生の情熱やビジネスを表す製品やサービスです。 それでも、この「ギャブの贈り物」は必ずしも効果的なコミュニケーションにつながるわけではありません。 聴覚が聴解や読書と異なるのと同じように理解が保証されるわけではなく、単なる話が必ずしも有用なコミュニケーションをもたらすわけではありません。 中小企業の経営者が10人の従業員を管理しているか100人の従業員を管理しているかにかかわらず、彼は1つの確実性に頼ることができます。

彼の満足度指数以上のものがこの適性に左右される。 彼の事業の将来もそれにかかっているかもしれません - 少なくとも、事業の成長が従業員の満足と意欲に結びついていると信じるならば。

これは、最も冗長な中小企業の所有者でさえ、生得のスキルを磨き、レビューすることが理にかなっている理由です。

• 中小企業の基本的なコミュニケーションニーズ。
• コミュニケーションのさまざまな方法。
• 従業員に情報を伝達する方法 組織コミュニケーションの効果的な戦略 組織のコミュニケーションを無視するためのコスト。

組織のコミュニケーションには何が必要ですか？

打ち上げ日のかなり前に、中小企業のオーナーは、コミュニケーションスキル（および彼らの忍耐力）を試す多くの問題に直面しています。 彼らはそのような電話、電気、インターネットサービスなどのユーティリティを設定する必要があります。 彼らは事務用品を注文し、配達スケジュールを交渉しなければなりません。 彼らは彼らのマーケティング計画が巧妙にされ、そして彼らの会計システムが整っていることを確実にしなければなりません。 そしてもちろん、彼らは新しいビジネスベンチャーに着手するときに彼らと一緒に働く人々を宣伝し、面接し、雇う必要があります。

これらすべての出会いは、中小企業の経営者が打ち上げ日以降に責任を負うことになる種類のコミュニケーションに良い習慣を提供します。 問題自体は、ささいなこと（「誰がソーダを冷凍庫に入れて一晩で爆発したのか」）から非常に重要なもの（「新しい競合他社がブロックに入り込んだばかり、ここでどう対応するか」）に及ぶ。

この内部コミュニケーションの目的は、通常、次の1つ以上のカテゴリに分類されます。

• 知らせるために、これまでで最も一般的な形式のビジネスコミュニケーション。 その結果、与えられた情報が正確で、意味があり、役立つ情報である限り、一般的に知識の豊富な従業員の仕事のパフォーマンスが向上します。
• その質の高さが権威あるオピニオンリーダーとしての中小企業経営者の地位を封印することができる提案、アイデア、意見を提供すること*説得力があるというよりはむしろ穏やかに示唆的である方法で。

• やる気を引き出すために -

  コミュニケーションがまた刺激的であるとき、それは従業員の忠誠心を作成し、強固にすることに驚異をすることができます。 特にパフォーマンス目標に関するフィードバックを提供する。 あなたが可能性について考えるまで手強いかもしれないかもしれないプロセスまたは結果を制御すること。 どのような事業においても、従業員は特定の方針、手順または手順に従わなければなりません。 このようにして、プロセスや結果を制御することで、中小企業の業務を円滑に中断することなく進めることができます。

コミュニケーションのさまざまな方法は何ですか？

月々のマーケティングコミュニケーションプランをほとんど公開していなくても、おそらくあなたのマーケティングチームがあなたのために開発したさまざまな戦術に打たれているでしょう。 特にビジネスの初期の頃には、それはあるべき姿です。

それらすべてを追跡することを心配しているなら、内部コミュニケーションが本質的に2つの異なる方法に降りかかることは特に良いニュースになるでしょう：書面と口頭。

これは十分に簡単に思えるかもしれませんが、両方の方法が提供する可能性を考慮する価値があります。

• 書面によるコミュニケーションには、Eメール、手紙、メモ、提案、手紙、トレーニングマニュアル、ポリシー、ソーシャルメディアが含まれます。*口頭によるコミュニケーションには、個人でもグループでもの対面コミュニケーション、および複数のチャネル、電話、電話会議ツールが含まれます。

2つのコミュニケーション方法でさえあなたに考えるべき何かを与えることができます。 言い換えれば、どの方法を頼りにすればよいのでしょうか。 状況によって異なりますが、書面によるコミュニケーションの方が適している可能性があります。

• 即時フィードバックは必要ありません。
• メッセージは非常に詳細または複雑です（理解を確実にするために何度か読むことがあることを意味します）。 受信者は一時的に手が届きません。 メッセージの永久的な記録は望ましいです。

次の場合は、口頭でのコミュニケーションがより良い選択かもしれません。

• メッセージは緊急または適時です。 相互作用または即時のフィードバックが必要です。 メッセージは単純明快です。
• 永久的な記録は望まれません。

いくつかの中小企業の所有者は、3番目の、そしてしばしば同じくらい効果的な方法を追加するでしょう：非言語的なコミュニケーション。 これは有効な点です。特に、多くのコミュニケーション研究では、音声、アイコンタクト、表情、ボディランゲージ、スタンスなどの手がかりを通してコミュニケーションがどのように伝達されるかと同じくらい多くの人が口頭メッセージを内容に対して評価することが示されています 。

組織は従業員にどのように情報を伝達すべきですか？

あなたが尋ねるならば、あなたはあなたの配達スタイルについてたくさんの建設的なフィードバックを得る可能性があります。 しかし、特定の原則に従えば、どの従業員もあなたのコミュニケーション方法を誤ることはできません。

• タイムリーに 従業員が第三者ではなく、あなたからのニュースや情報を確実に受け取るように最善を尽くします。 情報が機密である場合は、そう言います。 人々は機密情報に信頼できると知られています。 実際、彼らはしばしば信頼の拡大によってうめき声を上げています。 彼らは、情報がないと噂をゴシップし、広める傾向があります。 正直に言って。 あなたは、「透明性」の概念に同意することもしないこともあります。特定の情報を従業員に伝達できない、または伝達すべきでない場合があります。 しかし、あなたが与える情報は、あなたが信頼できると見なされるためには正直でなければなりません。 事実にしなさい。 あなたの信頼性はまたあなたが提供する情報の質にもよります。 ですから、第三者の情報源があなたの訴訟を補強するのであれば、ぜひともそれをサポートとして利用してください。
• 意図的にしなさい。 あなたの従業員は、「そのポイントは何でしたか？」と不思議に思われるべきではありません。実際には、文章や言葉によるメッセージの内容を計画する前に、明確に定義された目的を持つべきです。
• 明確にしなさい。 明快さは練習に伴うことが多いので、聞こえるよりも簡単です。 単純で正確な言語を使用し、複雑な用語を避けることによって、学習曲線を広げます。 これはあなたがメッセージを「ダムダウン」すべきだと言っているのではありません。 あなたの従業員はおそらく非常に鋭いです。 しかし、アイデアやコンセプトが混乱を招く恐れがある場合は、メッセージを理解できるようにイラストや例でバックアップしてください。
• 公正かつ尊重してください。 状況のあらゆる側面を提示し、偏りのある、軽蔑的で有害な言葉を避けます。 中小企業の所有者として、あなたはあなたの組織のためにトーンを設定したことを覚えておくと役立つかもしれません。 そして、例えばあなたの従業員があなたを聞くと、例えば競合他社を公然と非難しても、彼らはおそらく同じことをする権利があると感じるでしょう。
• 自信を持ってください。 メッセージのタイミング、性質、または内容について確信がない場合は、行動する前に、より良い本能に従ってください。 躊躇や不確かさにすぐに気付く人が多く、そのような疑問はあなたのメッセージをほとんど確実に損なうでしょう。

効果的な組織コミュニケーションの種類は何ですか？

あなたが自分の責任を組織コミュニケーションの話題にすることに熱心でなければ、あなたは中小企業のオーナーにはならないでしょう。 あなたが物事を混同してあなた自身のコミュニケーション「カクテル」を作成することをいとわないのであれば、その上、その「ギャブへの贈り物」は何が良いのでしょうか？

当然のことながら、あなたはあなたの個人的なスタイルと快適さのレベルを補完する戦略を採用したいと思うでしょう。 多くの事業主のように、あなたは伝統的な支援活動、特に対面の出会いに最も満足していると感じるかもしれません。 しかし、あなたのビジネスが成長し、あなたがあなたの従業員を従事させ、生産的にそしてやる気にさせる方法を模索するにつれて、これらの伝統対新規性戦略のいくつかはあなたに役立つかもしれません：

• ひねりを加えた定期的な会議。 会議について新しいことはありません（あるいは、何人かは言うことに興奮することもありません）が、これは誰が会議を運営しているか、そしてその方法によって異なります。 必要に応じてそれらを「チェックイン」と呼びますが、定期的な「グループ会議」は、従業員に説明責任と集中力を持たせることができます。 あなたが注意力のレベルを弱めることを心配するならば、誰もが立っているままでいる「立ち上がる」会議を開いてください。 （セッションも短くなる可能性があります。）あるいは、輪になって座ります。 または毎週金曜日に「切り上げ」をスケジュールして、平日のメモで週を終えるためのソーシャルアワーに合わせます。
• 開いて回転するドア。 また、オープンドア政策は、中小企業の世界を暴風雨にさらしているわけでもありません。 しかし、あなたがパラダイムを逆にし、 彼らのドアを通って歩き、話をするために椅子を引き上げるときのあなたの従業員の驚きを想像してください。 あなたが真に模範的に導き、そして従業員があなたのドアを通ってあなたと話をすることを望むならば、あなたが開いたドアが両方の方法を振るべきであると信じることを明確にしなさい。
• 意味を持つメンター。 入社手続きを見逃すことは簡単ですが、新入社員が「移動しながら学ぶ」ことを当然のこととして考えてください。少なくとも6ヵ月間は自分の移動先リソースとして役立つメンターを割り当てることで、学習曲線を容易にします。 他の利点：メンターは通常その地位を尊重し（仲間同士の健全な競争を促します）、しばしば建設的な批判を上司に報告します（あなた）。

不十分な組織コミュニケーションの影響は何ですか？

あなたはおそらく効果的なコミュニケーションに時間がかかることを考え出しました。 2つの作業チーム間の議論を審議するよりも、静かな昼休みとして楽しむのに時間がかかります。 フラッグを立てている従業員を後押しするために廊下にとどまるのではなく、1日の終わりに家に帰りたいと思うときは時間がかかります。 また、別の深夜の電子メールに返信するのではなく、その日のプラグを抜いて眠りにつくのに時間がかかります。

効果的なコミュニケーションには時間と労力がかかります。また、著名な雑誌によって職場が「働きやすい職場」の1つに選ばれることはないかもしれませんが、それでもコミュニケーション不足による最も有害な悪影響を受けることはありません。

• 生産性の低下 嫌悪感、やる気、または不満を感じた従業員は、仕事の時間を同僚と交際させることがあります。 他の人たちは、勤務時間中に自分の注意を引くための非労働活動を見つけるでしょう。
• 締め切りを逃した。 タスクの実行方法がわからない従業員は、ほぼ確実にそのタスクを実行できません。* より頻繁な欠勤。 これらの感情のうちの1つに取り組む従業員はしばしば仕事に現れないことがあります。 彼らは病気だ、大丈夫 - ループから外れた感じ。
• 高い離職率。 誰もが、職場で声が出ていないかのように感じる失脚した従業員が、辞めることで自分の声帯を破ることにしたことを知っています。
• より多くの職場での怪我。 その結果、適切な慣行について誤った情報を与えられている、または知らされていない従業員は、より多くの過ちを犯し、職場でより多くの事故を経験することになります。
• 悪い顧客サービス。 もう1つの確実性：中小企業についてのほとんどすべては、所有者から始まり、従業員へと移動し、そして顧客で終わる、一巡します。 良い奉仕は、幸せな結果であるか、あるいは組織的コミュニケーションの悲しい犠牲者です。

このような状況の中で、イノベーションはチャンスを迎えるものではありません - そしておそらく、あなたが投資してきたビジネスにもそれほど多くの希望はありません。 しかし、献身的で実践的になれば、すべての中小企業のオーナーは、効果的な職場コミュニケータになることを学ぶことができます。 結局のところ、中小企業の所有者は偉大な話者以上のものです。 グループとして、彼らはできることややり過ぎの達成者としても区別されます。