事業報告の要素
答えるべき主な質問、含まれるべき主な情報、およびメッセージを明確かつ効果的に伝えるための編成方法を最初に判断した場合は、より便利なビジネスレポートを作成できます。 文書をさまざまなセクションに分割すると、レポートを準備して作成するときに役立ちます。
表紙ページ
読者にそれが何であるか、誰が書いたのかを知らせずにビジネスレポートを始めないでください。 これは、レポートの名前、作成者、会社名、連絡先、および日付を含む簡単な送付状で実現できます。 レポートの名前は、「Acme Manufacturingの第3四半期の販売見通し」や「新しい子供向けシューズラインの発売に関するMedia Buyの推奨事項」など、内容を簡単に説明したものにすることができます。表紙にあることに注意してください。
目次ページ
レポートの長さとその有効期間に応じて、コンテンツページを含めます。 これにより、読者が文書全体に飛び込む前に必要な情報をすばやく見つけることができ、また以前に読んだものを探すのが簡単になります。 レポートが長くてもセクションがいくつかしかない場合は、目次ページを数行にするだけで、各セクションの最初のページ番号を簡単に見つけることができます。 長い文書では、それぞれの下にセクション見出しとサブ見出しのある目次ページが必要になる場合があります。
エグゼクティブサマリー
文書の冒頭、目次の後、そして残りの報告が始まる前に、エグゼクティブサマリーを含めることによって、読者にあなたの報告を読むべき理由を知らせましょう。 エグゼクティブサマリーは、レポートの理由と最終的な調査結果、推奨事項、または結論についての簡単な説明です。 要約は通常半ページ以下で、文書やサポートは含まれていません。
セクション
レポートを理解しやすくし、トピック間の流れをよくするために、レポートを似たような情報に分割します。 たとえば、会社の売上の分析には、過去の売上、現在の予測、売上に影響を与える市場の変化、営業担当者別の業績、製品、価格帯または流通経路、主要顧客、および推奨事項に関するセクションが含まれます。
サポート情報
広範囲な調査、統計、財務書類、チャート、グラフ、および図面を持っている場合、それらが単にあなたがした主張の検証のためにあなたの報告を読んだ後に読者が望むかもしれないサポート文書ならばそれらを付録に入れることを考えてください。 あなたが主張している点を説明するのに必要な場合は、あなたがあなたの主張をしているページにそれらを含めてください。
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