情報管理システムの特徴

多くの企業は、何らかの形の情報管理システム（IMS）を使用しています。 中小企業の中には、ほとんどのオフィスソフトウェア製品にあるデータベースを介してこれを実現しています。 他の企業は外部のIMSを購入し、これらのシステムを現在使用されているソフトウェアと統合します。 会社が選択する情報管理システムの種類は、システムが会社にどれだけの価値をもたらすことができるかによって異なります。

データベース管理

情報管理システムの主な機能は、データを格納し、そのデータをシステムのユーザーが簡単に取得できるようにすることです。 選択するデータベースの種類によって、情報管理システムが情報の要求または問い合わせにどのように応答するかが決まります。 リレーショナルデータベースを使用するシステムは、1つの大きなテーブルではなく、別々のテーブルにデータを格納します。 データが保存されると、データベース管理者はキーを使用して関連するデータテーブルを相互に接続します。 これらのキーは、あるテーブルのデータと別のテーブルのデータとの間の関係を識別します。 リレーショナルデータベースは、クエリに対してより迅速な応答を提供し、階層型データベースよりも多くの情報を格納します。 階層型データベースは、常にデータベースの先頭からデータにアクセスして下に移動します。 異なる情報間の関係は調べません。

報告

情報管理システムの次に重要な機能はレポートの形で来ます。 情報管理システムは、それが生成するレポートと同じくらい優れています。 意思決定プロセスに役立つ情報を作成する能力は、この種のシステムにとって重要な属性です。 ほとんどのIMSは複数のレポート・テンプレートを提供しますが、他のユーザーは自分のニーズに合わせてカスタマイズされた特定のレポートを作成したり、それらのレポートを他のユーザーが使用するテンプレートとして保存したりできます。

オープンアクセス

システムアーキテクチャへのオープンアクセスを可能にする情報管理システムにより、企業は外部の規制や内部の要件をより容易に順守することができます。 オープンアクセスは、同社がIMSを既存のシステムとより簡単に統合できることを意味します。 この機能により、社外のサービス担当者が社内のサービス変更を行う必要がなくなります。 内部リソースがシステムのメンテナンスを管理できるため、オープンアクセスはメンテナンス費用も削減します。

統合

情報管理システムは通常、企業の既存のシステムと統合されています。 これらの多様なシステムをどれだけうまく統合するかによって、社内外のリソースに多くの課題が発生します。 優れたIMSは、レガシーシステムとの統合を容易にします。したがって、会社はすでに行った設備投資を維持することができます。

スケーラビリティ

すべての企業がいくつかの情報管理システムの完全な提供を要求するわけではないので、スケーラビリティは購入の重要な考慮事項になります。 中小企業では現在、IMSの縮小バージョンが必要になるかもしれませんが、数年以内に追加機能とより大きなデータベース管理機能が必要になります。 スケーラブルなシステムを購入すると、初期投資を失うことなく会社の成長の余地が生まれます。