ビジネスEメールのための良い挨拶文

企業の方針が専門的なコミュニケーションのためにしっかりと確立されている場合、事業主は公共のビジネスイメージを改善します。ビジネスEメールに関しては、従業員が非常に非公式になることが一般的になっています。一般的ではありますが、ビジネスEメールについて非公式であることは、受け入れられるビジネス標準ではありません。事業主は、正しいトーンを確立することが、文字全体のトーンを設定することを認識する必要があります。挨拶文から始めます。挨拶文の選択肢を制限し、スタッフに適切な選択肢を与えます。

標準挨拶文

標準的な挨拶文は「親愛なる氏（人の姓）」です。そして、伝統的な郵便通信で行われているように、標準的な挨拶文を使用することは敬意とプロ意識を示しています。これを昔ながらのものと考える人もいるかもしれませんが、不注意で不快感を覚えるよりは許容範囲が広いです。「親愛なる」で始まる挨拶は時代を超越したものです。あなたがそれを持っている場合、または関係が新しい場合は、その人の姓を使用してください。これは敬意を表しています。

たとえば、「Dear Mr. Jones」は「Dear John」よりも優先されます。あなたがその人の役職（Mr.、Mrs、Ms.、またはMiss）またはラストネームがわからない場合は、ファーストネームを使用することができます。ファーストネームの使用に頼る前に受取人のラストネームを見つけることを試みることは従業員のための標準的な会社方針であるべきです。

より親切な挨拶文

単に送信者がもっと友好的になりたがっているという理由だけで、Eメールがそれほど正式でない標準を使用して書かれることがあります。たとえば、「こんにちは」は「親愛なる」よりも親しみやすいです。これは、送信者が受信者の名前を持っていない寒いコミュニケーションでも使用される可能性があります。「こんにちはジェニファー」のように、名でも使用されます。事業主は、会社の手順で定義されているように、これが正式な挨拶文で使用される特定のクライアント関係を持つことがあります。たとえば、スタッフが新しいクライアントに搭乗して、彼女が自分の名前で呼ばれるのか姓で呼ばれるのかを尋ねることがあります。

プロフェッショナルだがコーディアル

事業主は「あいさつ文：」を見ています。それは許容できる挨拶ですが、正式な関係ではなく、真面目なビジネス関係を示唆しています。これは友好的で異なるようにしようとしているとして遭遇しますが、それでも正式とみなされます。これは、コールドEメールや送信側と受信側の間に強い関係がない場合によく見られます。

避けるべき挨拶

挨拶文を書く前に、その人がその電子メールを読んでいることを考えてください。ビジネス用Eメールの作成方法がわからない場合は、伝統的な挨拶文の見方を間違えてください。「Hey」でメールを始めるのは、若いスタッフの間で頻繁に見られます。ただし、一部の受信者には見落とされる可能性があるため、これはほとんどのビジネス状況ではあまりにもカジュアルです。これは、若いスタッフが年配の見込み客や同僚に電子メールを送信するときに特に当てはまります。

避けるべきもう一つの挨拶は、あなたが受信者のアイデンティティを全く知らない限り、「誰に関係があるのか」です。この挨拶文は、受信者とは何の関係もないブラインドEメールを示唆しています。ほとんどの受信者は即座にこれをブラインドEメールと見なし、それを読む前に破棄することがあります。たとえば、「こんにちは」は「親愛なる」よりも親しみやすく、送信者が受信者との間に確固たる関係を築いている場合によく見られます。