会議を効果的に開催する方法

あなたが大規模または小規模のグループ会議を主宰しているかどうかにかかわらず、あなたが議長であれば、あなたは会議の有効性について責任を負うことになります。 あなたは、会議を効率的に運営し、議題に概説されているすべてのトピックを網羅し、すべての声に聞く機会を与えることが期待されています。 これらすべての期待に応えるには、事前に計画を立て、現実的な目標を設定する必要があります。

準備

効果的な会議は通常自発的には起こりません - 彼らは徹底的な計画を必要とします。 誰が会議に参加するか、および会議の目的は何かについて決定を下す必要があります。 議題は、会議の日の前に設定され、メンバーに回覧されるべきです。 スタッフとの協議は、提示されたトピックが適切でタイムリーであることを確実にするのに役立ちます。 議論される文書のコピーも、会議の日の前に読まれるのに十分早く配布されるべきです。 議題に議論の余地がある項目がある場合は、事前に重要なメンバーに話しかけて何らかのサポートを引き出すことで、会議中に物事を円滑に進めることができます。 議事録を記録する人を任命します。

会議中の行動

時間通りに始めなさい。 時間厳守のメンバーが1人か2人の混乱した同僚を待っていることを失望させる。 各議題項目はそれに割り当てられた制限時間を持つべきです。 この時間指針に従うのは、議長の役割です。 ディスカッションの時間がほぼ終わったら、2分から3分の警告を出します。 最後のコメントを発表し、それに固執することにしっかりしてください。 効果的な椅子は、繰り返しのコメントをしているメンバーとの長くて浪費的な議論を許しません。 誰も会議を支配することを許可されるべきではありません。 効果的な議長は、問題について他の声を聞く時が来たことを尊重して指摘するでしょう。 問題に賛成するか、合意に達することによって結論を出すかを事前に決定します。 重要な問題にさらに時間がかかる場合は、その項目を次回の会議の議題にまとめてください。

問題を処理する

事前計画は問題を解消するのに役立ちます。 時にはトラブルが避けられないので、予期しないことを予想するのは良い考えです。 技術的な問題がある場合 - たとえば、オーディオビジュアルプレゼンテーション用のプロジェクターが故障している場合は、誰かを指名して技術者を助けてもらいます。 その間、次の議題項目に進み、後でプレゼンテーションに戻ることを提案します。 効果的な椅子は時間を無駄にすることを許しません。 柔軟で、予期しない問題についての情報を共有することを恐れないでください。 たとえば、キャンセルされたフライトのためにゲストスピーカーが遅れる場合は、会議の開始時に発表し、人々が彼の不在に気付き、彼がまだそこにいない理由について推測し始めるときに発生する避けられないささやきを避けます。

ファローアップ

効果的な会議は各議題項目のための行動計画を提供します。 会議の議事録は、ドラフト形式で、すべての参加者にできるだけ早く配布し、追加と修正を求めます。 変更が行われると、議事録はすべての利害関係者に配布されます。 これは、情報を共有し、すべての利害関係者からの意見を求める意思があることを示しています。 議長が不機嫌そうに見えた会議のメンバーに気づいた場合は、次の会議の前に、個別に彼女にアプローチして問題を解決するようにしてください。