文書化手順はどのように良好な内部統制に貢献するか

企業はリスクを抑えるために内部統制を導入しています。 発生する可能性があるリスクには、損失、契約の不履行、品質の低下、および規制の違反などがあります。 文書化手順では、会社がその制御システムを実装し、タスクとアクションに対する責任を割り当てるために必要な文書の詳細を説明します。 各従業員が複数の職務を遂行し、責任が明確になっているため、中小企業は通常、大規模な事業よりも少ないドキュメントまたはコントロールを必要とします。 効率的な管理を最小限に抑える効果的な文書化手順は、中小企業に競争上の優位性を与えることができます。

組織

効果的な内部統制の基盤は、職務内容を記載した組織図です。 文書化手順では、職務内容説明書に会社の各役職の職務と責任を明確に詳述していることを明記する必要があります。 文書化手順は、組織図の作成と更新、および会社がその図をどのように使用するかについての責任を割り当てます。 通常、従業員は、就職時に自分のポジションと職務内容についての詳細が記載されたコピーを受け取ります。

ポリシーと手順

文書化手順は通常、従業員マニュアルにすべての関連する方針および手順文書を含まなければならないと明記しています。 彼らはマニュアルに何を含めなければならないのか、誰が方針と手順を書き、更新する責任があるのか​​、そして会社がそれらを従業員にどのように伝達するのかを詳述します。 文書化手順では、通常、従業員が作業開始時にマニュアルのコピーを受け取り、受け取ったことを確認し、ポリシーと手順を順守することに同意するように指定します。 彼らは彼らが発生したときに更新を受け取ります。

承認と承認

文書化された組織図および従業員マニュアルは内部統制の基礎を形成しますが、それらは実際の統制措置を含まなければなりません。 文書化手順はそのような措置を詳述する。 彼らは、決断を下すことができ、支出を承認できる従業員をリストした文書を説明しています。 そのような文書はそれぞれ、従業員が承認または承認できるもの、承認または承認にどのような形式が適用されるか、および制限を正確に指定する必要があります。 典型的な例は、特定の従業員が、対応する要求を初期化することによって、最大10, 000ドルの購入を承認することを承認されていることです。

サポート資料

強力な内部統制システムは、意思決定の根拠を詳述するための裏付け文書に依存しています。 文書化手順は、どの決定が裏付け文書を必要とするかを特定し、その性質を詳述する。 たとえば、発注書の承認には購買申請が必要な場合があります。 文書化手順では、従業員が発注書の承認を要求する前に購買依頼を準備する必要があることと、購買依頼に含まれる必要がある情報の詳細を指定することが指定されています。

報告

内部統制における重要な要素は、重要な企業情報の報告です。 文書化手続は、そのような報告書にどのような情報を含める必要があるのか​​、誰がその準備を担当し、誰が報告書を受け取るのかを指定することによって内部統制を強化する。 機密情報が含まれているレポートもあります。文書化手順では、どのレポートに機密があるのか​​を指定し、対応するセキュリティ対策の詳細を説明する必要があります。

和解

中小企業でも、文書化手順によって、独立した情報源を持つさまざまな文書が作成されます。 それらの正確性を検証する効果的な方法は、異なる著者からの比較可能なデータ間の調整を確立することです。 文書化手順では、どのような調整を行わなければならないのか、および誰がそれを実行する責任があるのか​​を指定する必要があります。 それは矛盾に対処するための方法を詳述し、違いを解決するための責任を割り当てる必要があります。