ポジティブビジネスEメールメッセージを書くにはどうすればいいですか？

ポジティブビジネスEメールメッセージを書くことはあなたの目的をはっきりと定義し、公の（私的ではない）問題について話し合いそして感情的な反応、専門用語あるいはスラングを避けることを含みます。 1つのトピックだけを扱い、件名にそれを指定することで、自信を持って肯定することを明確にし、行動を促す電話を指定することに集中できます。 該当する場合は添付ファイルの内容を説明し、受信者がその資料に対して何をすべきかをリストします。 質問が発生した場合は、フォローアップ用の署名と連絡先情報を必ず含めてください。 電子メールを使用してビジネス上の問題を処理するには、誤解や不必要な競合を避けるために細部に注意を払う必要があります。

1。

メールアプリケーションを使って新しいメッセージを作成します。 メッセージの送信先を指定し、オプションでメッセージのコピー先またはブラインドコピー先を指定します。 特に電子メールを使用して潜在的に不安定な問題を処理する場合は、「全員に返信」機能を使用するという誘惑が問題を引き起こすため、幅広い配布リストの使用は避けてください。 件名を指定してください。 できるだけ具体的にして、否定的または炎症性の言葉を使用しないでください。 たとえば、プロジェクトの締め切りに関する紛争を解決するには、「プロジェクト締め切りオプション」などの語句を使用します。

2。

受信者に挨拶します。 特に、メッセージが顧客、利害関係者、またはスポンサーに向けられている場合は、正式な挨拶を使用してください。 個人アドレスを含めることで、Eメールに肯定的なトーンが設定されます。

3。

メッセージを送信した理由を説明する紹介文を書きます。 個人的な詳細情報を電子メールに入れたり、電子メールを使用して間違いを隠したり、直接または電話でより効果的に対処できる場合は、驚くべき悪い知らせを伝えたりしないでください。

4。

いくつかの段落で、読者があなたのメッセージを読んだときにあなたが読者にしたいことをいくつか説明してください。 必要に応じて説明的な参考文献やリソースを含めます。 適切な場合は代替解決策を提示してください。 たとえば、イベントのキャンセルを伝えるように設計されたメッセージでは、代替の日時をリストして登録の詳細を提供します。

5。

あなたのメッセージの意図と必要な行動を要約してください。 特に多文化的な環境では、これらの気の利いたテクニックは誤って解釈される可能性があるので、軽快な皮肉やユーモアの使用は避けてください。 否定的なメッセージに返信または転送している場合は、元のメッセージを変更しないでください。代わりの解決策を提供することによって、否定的な感情をより肯定的な見方で言い直すようにしてください。

6。

重要な単語を強調するためにアスタリスク、太字の書式設定、色またはフォントサイズを使用しますが、これらの手法を過度に使用することは避けてください。 絵文字は専門外に見えることがあるので、慎重に使用してください。 否定的な声明の後のスマイリーフェイスがそれをポジティブなものにするとは思わないでください。

7。

メッセージを送信する前に、スペル、文法、句読点を確認してください。 そうすることで、情報を伝えたり、問題を解決したり、質問に答えたりするための積極的で役立つメッセージを準備するのに時間がかかったことがわかります。