作業方法をダブルチェックする方法

作業方法は、企業がタスクを実行するプロセスです。 しかし、そのような方法は常に最適というわけではありません。それらは非効率的、不明確、ステップの欠落、あるいは時代遅れの可能性があります。 作業方法をダブルチェックすることで、組織はそのようなプロセスを改善または修正することができます。 ただし、この種の監査では、管理チームからその部下まで、多くの関係者からの協力が必要です。 場合によっては、作業方法を変更するときに抵抗が生じることがあります。

1。

作業方法に関連するすべての方針と手順を確認してください。 訓練マニュアル、職務に関連するメモ、職務内容説明書を集める。 あなたが手元にある資料を与えられたタスクを実行できることを確認してください。 提供された情報でタスクを実行できない場合は、文書内に概説されていない追加のステップを含めるように資料を修正してください。 情報が欠落している場合の作業方法について、従業員にフォローアップしてください。

2。

概説したタスクを実行する担当の管理チームに手順を確認してください。 説明を明確にするために追加されたポリシーに加えて、会議に電話をかけて、すでにリストされている各ステップを調べます。 各職務の遂行に関わるすべての労働者をリストします。 作業方法を確認するために自分の作業を観察する時間をスケジュールします。 方針に記載されていない労働者の暗黙の期待についてのインプットを経営陣に依頼してください。

3。

労働者が関連する仕事を遂行するのを見守ってください。 作業方法文書にリストされていないステップをすべて記録します。 また、逸脱、近道、またはその他の不一致があればそれも記録してください。 説明されている作業方法に記載されていない手順をどこで学んだか、または考案したかを従業員に尋ねます。 そのような逸脱が業務遂行の質を向上させるか低下させるかを文書化する。

4。

作業方法の違いを管理チームに伝えます。 作業方法の改訂を監督者および部下と調整する。 この本の著者、「スモールビジネスマネジメント」のカルロス・ムーア氏は、質の高い問題や改善のための提案について話し合うために定期的に集まる労働者のグループをいくつの組織が形成するかについてコメントしています。 二重チェックの作業方法の違いに関して両当事者からフィードバックを得てください。 必要に応じて、概説された方法を実行するための最善の方法に関して、業界出版物、コンサルタント、その他の専門家などの外部の情報源から追加の意見を受け取る。

5。

改訂された作業方法を使用してタスクを再実行してください。 タスクが以前の方法よりも高い効率と改善で実行されない場合は、方法を再確認して問題を修正してください。

6。

双方からの入力に基づいて作業方法を書き直します。 変更を伝えたすべてのスタッフにメモを送ってください。

先端

• 作業方法の二重チェックをチームの一員として検討します。 レビューされている各タスクのスキルを持つ追加の監査人を集めます。 「Gower Handbook of Quality Management」という本の著者であるMatt Seaverは、さまざまな機能を持つ監査人のチームが、手近な方法のより広範囲な評価を提供すると説明している。