Outlookを使用して整理しやすくする方法

今日の職場環境がますます複雑化し、テンポの速いものになるにつれて、整理整頓が困難になることがよくあります。 OutlookはMicrosoft Office生産性向上ソフトウェアスイートの一部であり、教育から企業の世界まで、さまざまな職場環境で見つけることができます。 その機能はあなたがあなたの電子通信と連絡先を合理化することを可能にします。 Outlookでは、日常の活動を管理したり、仕事を委任することもできます。

Eメール

Outlookのルールウィザードを使用すると、時間を節約する自動電子メール機能を設定できます。 作成したルールに基づいて、一部の電子メールメッセージを自動的に削除したり、他の電子メールメッセージを転送したりできます。 メールをさまざまなフォルダに移動するルールを作成して、メールを整理できます。 Outlookでは、受信したスパムメールを直接「迷惑メール」フォルダに送信するルールを作成できるため、スパムの管理に役立ちます。 定期的に送信する電子メールの場合は、テンプレートを作成して保存することもできます。

カレンダー

Outlookの予定表機能を使用すると、会議やその他の重要な予定を管理できます。 あなたは予定表であなたの予定を追跡することができ、あなたは数分から数日前にあなた自身に、繰り返しのリマインダーを送ることができます。 会議を計画している場合は、他の人に招待状を送ります。 それらの人々はあなたの招待を受け入れるか拒否することができます。 また、新しい会議の日程を提案することもできます。 これにより、参加している人数を追跡できます。

連絡先とショートカット

連絡先機能であなたの職業上および個人的な連絡先を管理します。 Outlookでは、住所、電話番号、電子メールアドレス、およびその他の連絡先情報を記録することができます。 この情報をWordや他の文書に追加することができます。 連絡先機能を使用すると、配布リストを作成して、各個人を電子メールに追加しなくても、日常的に人々のグループに電子メールを送信できます。 頻繁に使用される情報にすばやくアクセスするには、コンピュータまたはネットワーク上の文書へのショートカットを作成し、頻繁に使用されるWebサイトへのショートカットを作成します。 これらのショートカットは、Outlookの[ショートカット]パネルに保存してアクセスできます。

タスクとメモ

Outlookの仕事機能でやることリストを作成して管理します。 あなたは一度だけと定期的なタスクを設定することができます。 Outlookでは、期日と通知をスケジュールすることができます。 タスクが期限切れになると、自動的に赤に変わります。 完了としてマークすると、タスクリストから消えます。 タスクを他の人に委任することもできます。 「メモ」ビューでは、自分にメモを作成して管理できます。 「新規」をクリックすると新しいメモが作成されます。 右クリックすると色分けされ、整理しやすくなります。