販促資料のRFPの書き方

それはあなたのセールスチームのためのセールスシートの集まりであろうとあなたの顧客のための製品パンフレットであろうと、あらゆるビジネスはマーケティングの付随資料を持っています。 販促資料にはあなたのウェブサイトが含まれますが、「資料」は通常印刷媒体を指します。 製品の発売を計画している、プレスキットを組み立てる、期限切れの資料を修正する、またはトレードショーに参加する場合、資料を制作するには代理店またはプリンターの専門知識が必要な場合があります。 その場合は、提案依頼書（RFP）を作成する必要があります。

初期計画

RFPを作成する前に、完成するいくつかの初期計画があります。 まず、マーケティング資料の目標を定義します。 たとえば、トレードショーに参加している場合は、ブースのバナー、卓上ディスプレイ、パンフレットなどの付随資料が必要になります。 次に、予算を設定します。これは、プロジェクトから生み出された実際または総収入の割合になります。 最後に、マーケティングマネージャなど、プロジェクトに取り組むことになる人や、セールスチームなど、プロジェクトから利益を得ることになる人を含む、機能横断型のプロジェクトチームを割り当てます。

基礎

会社の概要やビジネス上の使命やビジョンの説明など、基本的な情報からRFPを開始します。 あなた自身を紹介し、あなたの材料のための調子を確立しなさい。 あなたがスタートアップのエネルギードリンク会社であり、あなたの使命が健康的な生活を楽しくすることである場合、ベンダーはあなたが保守的な金融会社であった場合とは異なるアイデアを持つでしょう。 完成した資料の上位3つの目標を設定します。

仕事の範囲

最終成果物に対するあなたの期待を詳しく述べてください。 資料の配布方法や表示方法を説明します。 どの戦略を使用するかを説明してください。 たとえば、担保がセールスキット用のものである場合は、営業担当者が電話で資料を使用する方法や、潜在的な顧客に残される部分について説明します。 範囲外のものも説明します。 代理店はブランドの変更に勝るかもしれませんが、あなたのプロジェクトがそれを含まないことを明確にしてください。

ベンダー機能

あなたのRFPの一部はあなたに洞察を与えるように設計されています。 ベンダーがどのようなコア機能を持っているかを尋ねる。 たとえば、トレードショーに出かけてマルチメディアの担保が必要な場合は、プリンタでバナーとパンフレットの両方を作成できるかどうかを尋ねます。 プレスキットを作成する場合は、代理店がコピーを作成するのか、デザインを提供するのか、そして最終的な成果物の印刷業者があるかどうかを尋ねます。 誰があなたのプロジェクトに割り当てられるのか、そしてその人の役割は何か？

見積もりと価格

あなたの予算について前もってそしてしっかりしてください。 範囲を指定できますが、最大予算について明確にしてください。 これにより、ベンダーはプロジェクトをターゲットにしてそれに応じて価格設定することができますが、予想外のコストが発生した場合でも柔軟に対応できます。 最終価格に影響を与える可能性があるものと、見積もりがどのように破綻するかを尋ねます。

タイムライン

タイムラインを作成するときは、最も重要な日付を含めます。 トレードショーに向かう場合は、締め切りとしてイベントの開催日を使用しないでください。 代わりに、その場所に材料を出荷する必要があるときの期限を設定してください。 重要な日付から逆方向に作業し、会社の他の人が証明を確認する必要がある場合は重要な会議を含めます。 あなたのプロジェクトのような標準的なターンアラウンドタイムを提供するようにベンダーに依頼してください。

仕入先の選択

完全なRFPを入手したら、潜在的なベンダーを見つける必要があります。 検索範囲を狭めるには、プロのネットワークからのおすすめを使用してください。 代理店またはプリンタのポートフォリオをオンラインで確認します。 適格な質問の簡単なリストを作成し、RFPを送信してプロジェクトの適合性とベンダーの可用性をスクリーニングする前に、ベンダーに連絡してください。 複数のRFPを送信するときは、範囲、コスト、機能に関する回答を比較するためのスプレッドシートを作成します。