従業員への機密報告書の書き方

警告

• 法律で義務付けられているか、組織の方針として守られているかにかかわらず、機密保持の期待には専門的および法的責任があります。 守秘義務を守らないと、訴訟につながり、キャリアに悪影響を及ぼし、組織に影響を与える可能性があります。

内部コミュニケーションは、大小を問わず、教会や非営利団体、政府機関など、あらゆる組織の特徴です。 多くのコミュニケーションは口頭で、電話で、またはビデオチャットによって行われますが、書面によるコミュニケーションはあらゆる組織において重要な役割を果たします。 文書は、思慮深く、はっきりとそしてはっきりと伝える機会を提供します。 さらに、伝達されているアイデアや情報、要求されているタスク、そして経営陣や従業員の期待についての恒久的な記録も提供します。 書かれた文書は、広く自由な配布を意図しているかもしれません。 しかし場合によっては、機密レポートを送信しなければならないことがあります。これは、1人の従業員または少数の選択された受取人のグループだけが見ることを目的とした「目だけ」の文書です。 あなたの組織は機密報告書テンプレートの使用を要求するかもしれませんが、それがそうでなくても、機密報告書を送るときプロトコルに従うことは重要です。

専門用語を知る

組織は通常、機密レポートについて独自の用語を使用しています。 たとえば、連邦政府は、「極秘」、「機密ビジネス情報」、「企業秘密」、または「内部および審議」などの用語を使用して、非常に限られた配布を目的としたさまざまな種類の情報を区別します。 これらの用語はさまざまなことを意味し、さまざまなレベルのドキュメントセキュリティを必要とします。 そのような文書を送信する個人、およびそれらを受信する個人は、機密性の各レベルに関連する要件を認識する必要があります。

大企業も同様の区別をする傾向があり、独自の政府のような要件が整っている場合があります。 中小企業は一般的に形式的ではないアプローチを使用しますが、それでも機密性が十分に維持されることを期待します。 機密保持を目的としたレポートを作成している場合は、組織の用語に精通していることを確認してください。

プロトコルを知る

機密送信には特別な処理が必要な場合があります。 おそらく電子メール配信は禁止されており、機密文書は手で配信しなければなりません。 特別なフォルダーや封筒、または大胆な "Eyes Only"スタンプが必要かもしれません。 一部の組織では、機密文書をその目的専用の特定のマシンで入力またはコピーすることのみを許可しています。 そのようなコミュニケーションを許可されていない個人は、おそらく専門的な訓練と認定の後に機密文書を作成することを許可された唯一の個人かもしれません。 同様に、機密情報の受信者も、組織からそのような認証を受ける必要があります。

機密文書の作成者は、内部の要件を認識し、それを文書に従うことが義務付けられています。 文書の受取人も会社のプロトコルに精通していることが期待されるので、ループ内のすべての当事者はそれに応じて機密性を維持することができます。

あなたの目的を理解する

あなたは、そのようなステップが明示的に要求されているか、または異常に敏感な情報を保護するのに必要であると考えられるときにだけあなたのコミュニケーションを秘密にするべきです。 たとえば、マネージャは、毎年従業員に実績報告書を送付し、報告書を作成して送信するために年次機密報告書フォーマットを使用することが期待されるかもしれません。 この場合、機密保持の必要性は自明です。

一方、従業員宛てのアドホック電子メールには、広く配布すべきではない機密情報や戦略情報が含まれている可能性があります。 この場合、Eメールの送信者は、Eメールの内容を保護するために機密性を要求することができます。 いずれの場合も、機密保持の必要性を認識することが適切なコミュニケーションの最初のステップです。