正式なビジネスメモの書き方

ビジネスメモは、重要な情報を部署や会社の複数の人に迅速に伝達するのに役立ちます。 メモは、従業員に新しい方針を知らせ、重要な情報を発表し、プロジェクトに関する詳細を提供し、または期限を従業員に知らせます。 メモの内容はさまざまですが、すべてのビジネスメモは同じ基本形式に従います。

メモ行とヘッダー

「メモ」または「メモ」という単語を入力して、ページの上部に中央揃えにします。 ページの左上で、メモ行の2行前にあるヘッダーブロックから始めます。 1行目に「To：」と入力して、各受信者の名前とジョブタイルを一覧表示します。 パーデューオンラインライティングラボでは、相手に会うときに受信者をニックネームでアドレス指定している場合でも、メニューにフルネームを使用することをお勧めします。 その行に「From：」を付けて、名前と役職を入力します。 次の行に“ Date：”と現在の日付を入力します。 件名セグメントは、ヘッダーの4行目と最後の行にあります。 「件名：」と入力して、件名の簡単な説明を入力します。 件名をできるだけ直接的にすると、受信者はメモを読む可能性が高くなります。 「受信者がプロジェクトに関する多くのメモを受け取った場合は特に」「Jupiterプロジェクト成果物スケジュール」が「Jupiterプロジェクト」よりも注目を集めるでしょう。

オープニング

冒頭にメモの理由が簡単に説明されています。 あなたの最初の行は読むかもしれません、 "木星プロジェクトの最初の段階は月末までに予定されています。 この目標を確実に達成するために、私たちはあなたの仕事の状況を知る必要があります。このセクションをメモにしないでください。 メモの理由を簡潔かつ簡潔に説明する必要があります。 開口部が長くて曖昧な場合、あなたの読者はあなたのメモのメインセクションにそれをしないかもしれません。

メインブロック

メモのメインブロックは開始時に拡張され、開始文をサポートするための追加情報を含みます。 Matthew W. Ford College of Businessは、大きなテキストブロックを避けることを提案し、受信者が知る必要がある情報を要約するために、代わりに単一の文または句を使用することをお勧めします。 あなたのメモの主要なブロックは彼らに割り当てられたそれぞれの仕事をリストして、それぞれの仕事の進行状況についてあなたを更新するように受取人に尋ねる文章を含むかもしれません。 受取人に彼らの援助を感謝することによってメモを終えてください。 質問や懸念がある場合は連絡してもらう。 「添付：」と入力し、添付ファイルの簡単な説明を含めて、添付される可能性のある文書について受信者に警告します。

フォーマットとスタイル

Times New Roman、Arial、Calibriなど、読みにくくない12ポイントのフォントを使用してください。 3〜5文の長さの段落を書く。 各段落に必ず1つのアイデアしかないようにしてください。 メモを1ページに制限します。 メモが長い場合、受信者は最初のページを超えて読むことができません。 言葉の多い言葉や長い文章は避けてください。 メモとレポートを混同しないでください。 メモの目的は、重要な情報を読みやすい形式で要約することです。 会議やレポートのために長い分析や哲学的な議論を保存する。