状況報告書の書き方

シチュエーションレポートは、自然災害に関する政府の報告書、または大規模な企業転換の報道など、特定のイベントの詳細を伝えるように設計されています。 あなたがあなたのビジネスのためにそれを作ることを求められているならば、あなたはレポーターの役割を果たすでしょう。 あなたは関係者から適切な詳細を集めて、状況の明確な絵を描くまとまりのあるフォーマットでそれらをまとめる必要があります。 綿密に作成された状況レポートは、重要な決定を下すために必要な情報を経営陣とスタッフに提供することで、会社に役立ちます。

1。

状況を評価する どの情報を収集する必要があるのか​​、そして誰からどの情報を収集するのかを決定します。 目標連絡先のリストを作成し、状況報告の目標完了日を設定します。 たとえば、あなたの会社が間違った住所に大量の注文を送った場合、どのスタッフが注文の受領と発送に直接関与していたかを調べます。

2。

初期評価の対象となっている各個人と連絡を取り、状況に関するフィードバックを得ます。 あなたの情報源があなたが望むすべての情報を提供していない場合は、自由回答式の質問をし、追加の詳細を探ります。 詳細なメモを取り、可能であれば、インタビューにはハンドヘルドテープレコーダを使用してください。 面接を行う人それぞれの氏名、職業名、生年月日、住所、電話番号などの連絡先を記録します。 上記の例では、注文が誤った住所に出荷された原因となった可能性があるすべてのイベントの詳細なタイムラインを取得する必要があります。

3。

あなたの状況報告を書きなさい。 一番上の状況を要約してください。 各決定、出来事、そして詳細を詳述し、それが状況に貢献したことを詳しく説明しながら、首尾一貫した方法で配置された段落に従う。 日付、時間、事実を正確に把握してください。 報告書をすべての関係職員に配布する。

4。

必要に応じて、初期状況報告を定期的な進捗報告でフォローアップします。

ヒント

• 疑問がある場合は、詳細をあなたの情報源で確認し、明確にしてください。
• あなたの個人的な感情を明らかにせずに、事実関係のある方法で状況報告を書いてください。
• 逆ピラミッド形式で記述して、一番上の最も重要な詳細に集中してから、それほど重要でない事実に降順することは便利です。
• スラングや専門用語のない直接言語を使用してください。 可能であれば形容詞を避けます。