文書管理のための標準作業手順書（SOP）の書き方

あらゆる種類の組織や企業は、文書を使用してメッセージを社内外に伝達します。 組織が効率を維持するためには、これらの文書を管理および編成するためのメカニズムを開発する必要があります。 実際、国際標準化機構（ISO）は、非政府組織が品質基準を満たすために使用できるガイドラインを発行しています。 ISO 9001規格の4.2.3項にこれらのガイドラインが説明されています。

1。

発行前の文書承認プロセスの概要を説明します。 文書を承認させる責任があるのは誰か、承認されたと見なすにはその文書に署名する必要があるのか​​を説明します。 たとえば、品質管理者からの署名が必要な組織や、副社長や社長など、トップマネジメントの地位にある複数の人からの承認署名が必要な組織もあります。

2。

初期承認後の文書更新およびレビューのための標準操作手順を定義します。 文書の変更や不備に対処するために、文書を定期的に（たとえば、半年ごとに）見直す必要があるかどうかを述べる。 文書レビューとそれに続く文書の再承認を記録するためのメカニズムを説明する。 多くの組織は、文書の初期承認と同じ署名を再承認に必要とします。

3。

文書の変更を正しく識別して記録するために必要な手順を書きます。 たとえば、各リビジョンで行われた変更をリストした各ドキュメントにリビジョン履歴を保持するように要求できます。 文字と数字の体系など、現在の文書の改訂を識別するために使用されている体系を説明します（例、Rev. 23）。

4。

現在の文書のリビジョンを保存し整理するためのシステムを作成して説明します。 たとえば、組織のネットワークサーバーを使用してドキュメントファイルを電子的に保存したり、物理的な紙のドキュメントの保存を義務付けることができます。 いずれの場合も、従業員または権限のある代表者が文書にアクセスできる方法と許可されている権限（印刷またはコピーなど）を説明します。

5。

公式文書をどのように読みやすく識別可能にするかを説明する。 たとえば、電子文書では、使用しているファイル命名システムについて説明します。 紙の文書の場合は、文書をどのように処理して使用可能にする必要があるかを説明します（例：ラミネーションまたは文書の再コピー）。

6。

SOP内に、組織と外部文書のアクセス制御に特化したセクションを作成します。 あなたが使用する外部文書のリストを作成してください（例：政府文書または顧客作成文書）。 社内でこれらの文書を識別して整理するための手順と、最新のバージョンで最新の状態に保つ方法について説明します（政府機関の文書をオンラインで取得するなど）。

7。

古い文書が保持されているかどうかを識別し、これらの文書の意図しない使用を防ぐための方法を書きます。 たとえば、一部の企業では、現在のバージョンを識別した直後に廃止された文書を細断処理ま​​たは破棄しています。 これにより、古い文書が横になるのを防ぎ、誤って使用されないようにします。