人事インシデントのためにイベントのステートメントを書く方法

職場の問題、または人的資源の問題は、通常、従業員の苦情を調査するように訓練されている人事担当者または従業員関係スペシャリストによって処理されます。 従業員の苦情に関する詳細は、調査プロセスの一環として文書化する必要があります。 HRインシデント調査の管理は、従業員が苦情を申し立てるずっと前から始まります。 それは、職場での差別や嫌がらせを禁止する連邦法および州法、ならびに調査および苦情処理の取り扱いに関する職場方針など、公正な雇用慣行に対する雇用主のコミットメントから始まります。

連邦法

米国平等雇用機会委員会は1964年公民権法のタイトルVIIおよびその他の連邦法を施行し、労働者を不当な雇用慣行から保護しています。 連邦および州の差別禁止法は、多くの職場からの苦情が提出された根拠です。 従業員は、自分が不平を言っている待遇を禁止する法律を具体的に引用することはできません。 苦情の根拠を文書化するのは人事です。 したがって、HRファイルには通常、基本事項と適用法の簡単な説明が含まれています。 たとえば、ある女性従業員が、上司が感動や猥褻な発言を含む不愉快な行動をしていると訴えた場合、HRファイルに「疑惑：上司によるセクハラ - タイトルVII調査」と表示されることがあります。

雇用者責任

EEOCは、雇用主が職場の問題を調査し解決するために迅速に行動することで潜在的な責任に対処することを強く推奨します。 代理店によると、従業員が職場の問題を報告するためのプロセスを確立する雇用主は、連邦または州の保護の下で提起された差別の正式な請求にエスカレートする前に、従業員の苦情に対処し解決するための適切な方法を使用している。 HRが早く調査を実施するほど、不公平な雇用慣行に対する法的責任の軽減に対するその抗弁は強くなります。

人事会議

HRが最初に目撃した証言は従業員からのものです。 プライベートミーティングでは、人事担当スペシャリストは従業員に苦情の詳細を開示するように促します。 HRは注意深く耳を傾け、インシデントに関する情報を提供するときに、手書きのメモまたはタイプされたメモを使用して、従業員の声明を記録します。 彼女は事実の情報を提供するよう奨励されるべきであり、特定の詳細は無関係であるかもしれないと考えているので、情報を源泉徴収することを勧めない。 HRは何が関連しているかについて決定を下します。

一連のイベント

思い出に残る限り、従業員は、インシデントが発生したときに存在していた日付、場所、状況、および従業員の名前などの情報を提供する必要があります。 さらに、従業員は自分の反応や、事件への対応方法を説明する必要があります。 たとえば、「2012年12月18日 - 営業部 - スミス氏の監督であるドウ氏は午後6時ごろ、スミス氏が遅刻しているのかどうかを尋ねたとき、彼女の真後ろに立っていました。スミス氏は拒否し、他の従業員はいなかった」と述べた。

証人の声明

調査中、従業員の苦情は他の証人の声明と同様に扱われます。 HRは従業員の苦情を要約し、従業員の署名のための書面による声明を作成します。その後、HRは従業員にその苦情を同僚、上司、または他の人と話すことを控えるよう警告します。 人事部は、この問題は可能な限り秘密にしますが、他の証人との面談では従業員の苦情に関する基本的な情報を開示する必要があると説明します。

組織と機密性

一連の出来事は時系列で整理されるべきです。 人事担当者は、証人の信憑性の時期尚早な評価を示唆する証言声明のいずれにおいても言葉の使用を避けるべきです。 実際、人事部は調査ファイルのどこにも重要なメモ、分析、信頼性評価を行うべきではありません。 すべての評価と分析を調査ファイルとは別の機密ファイルに分けてください。 このようなメモは、調査ファイルの一部になっていると発見可能になる可能性があります。つまり、問題が最終的に訴訟になった場合、従業員の弁護士はHRにすべての調査資料を含むインシデントに関連する文書の作成を依頼できます。