フロントで機密情報を安全に保管する方法

口頭および書面による機密情報はしばしば受付エリアを通過します。 それでも、多くの事業主は機密情報が悪意を持って掌握されるのを防ぐのに十分な保護策を講じていません。 情報の種類（クライアント名、患者の処方箋、診断テストの詳細、今後のビジネスプロジェクト、法的な問題など）に関係なく、安全に保つためには適切な対策が必要です。

プライバシーフロアプランを作成する

あなたが情報を安全に保つことができる1つの方法は、待っている顧客またはベンダーが機密の事務処理を見たり、電話または対面の会話から機密の詳細を聞くのをより困難にするように受付エリアレイアウトを調整することです。 たとえば、受付と待合室を2つの別々の部屋に設定するか、または間取り図が開いている場合は、その間に不透明で防音性の高い防音壁パネルを設置します。 どちらの配置でも、壁パネルでチェックイン、チェックアウト、診療所での診察のように異なる受付エリアを区切ることができます。

受付の手続きを確立する

レイアウトを変更しても、フロント以外のスタッフや訪問者のすべてのインスタンスがフロントの機密情報にアクセスするのを防ぐことはできません。 従うべき従業員のための明確な規則と手順を確立することは助けになるでしょう。 たとえば、フロントの後ろに受付スタッフのみを許可するように要求できます。 また、誰かが机に近づくとフロントスタッフが機密書類を隠す、または何らかの理由でワークステーションを離れるたびにコンピュータをログオフして機密書類をロックするように要求することもできます。

スタッフと一般の人々を教育する

あなたのすべての従業員と一般の人々があなたの規則を理解しそれに従うこともまた重要です。 スタッフの教育には、機密保持とプライバシーのトレーニング、将来の参考のための受付規則および手順書、および機密情報を保護する責任をスタッフに思い出させるためのサインまたはポスターが含まれます。 公教育では、通常の顧客、患者、または販売業者など、繰り返しの訪問者に郵便および電子メールを介して関連情報を送信する必要があります。 また、受付窓口や待合室周辺には、規則やお客様の期待を明確に示す訪問者用の看板を取り付けることができます。

覚えておくべきこと

あなたのビジネスがヘルスケアを含むならば、あなたは受付で機密情報を保護するためになされたどんな変更も健康情報のプライバシーと説明責任法によって確立された規則と一致することを確かめなければなりません。 何人かの受付係は、電話または公共の場所で知らないうちに機密情報を明らかにします。 機密情報を聞こうと承認された人以外の人と話し合うべきではないことをスタッフに強調します。 また、訪問者がフロントデスクエリアから移動した後、機密情報について話し合うまで待つ必要があります。