人事部の機密人事ファイルに対する責任は何ですか？

紙のファイルでも電子的な人事記録でも、あなたの人事部は従業員の個人情報および雇用関連情報を保護する義務があります。 機密性は、人事部門の整合性と組織の評判にとって非常に重要です。 人事担当者には、組織とその従業員に関する個人的な機密情報が任されています。 機密性の侵害により、従業員は部門に対する信頼を失い、人事部門の能力に疑問を投げかけます。

内容

人事ファイルには、従業員の社会保障カード、運転免許証、米国のパスポート、または職場の許可のコピーを含む、報酬、職務遂行、個人的な連絡先、職歴および雇用適格性に関する文書に関する従業員に関する機密情報が含まれます。 これらのファイル内の情報の種類に基づいて、HRがアクセス制御を確立し、従業員データの厳密な機密性を維持することが不可欠です。

医療情報

健康保険の携帯性と説明責任に関する法律は、雇用主が提供する健康保険に関連する情報の機密性を要求しています。 米国障害者法および遺伝情報非差別法は、従業員の健康および医療関連情報の開示を禁止しています。 HRのベストプラクティスでは、雇用主が健康保険の選択、労働者の補償傷害の詳細、障害のある労働者のための配慮、家族および医療休暇法に基づく休職に関する文書などの機密の従業員情報について個別のファイルを作成することを推奨します。 さらに、人事部はこれらのファイルへの唯一のアクセス権を持つプライバシー担当者を指名するべきです。 これらのファイルは、通常の雇用ファイルとは異なる場所に安全に保管し、人事部のプライバシー担当者に依頼して他の人がアクセスできるようにする必要があります。

スタッフの責任

厳格な守秘義務を維持するというHRの義務は、個々の従業員に関する議論、雇用行動および人事部門の問題にも適用されます。 人事担当者は、雇用関連事項について必要に応じて話し合う必要があります。 従業員情報に関する部門間の議論でさえも規制されるべきです。 人事部のファイルに記載されている情報に基づいて、人事部のスタッフは、従業員に関する仕事以外の会話をしないようにします。 さらに、人事部は、友情を持っている人事部以外の従業員に機密情報を開示することに慎重にならなければなりません。

調査ファイル

人事担当者が職場での調査を行う場合、通常の行動方針は、証人の声明、法的調査のコピー、証人の信頼性に関するメモ、およびHRの指導者または弁護士によって推奨される雇用行為に関するファイルを作成することです。 職場調査には1人以上の従業員が関与する可能性がありますが、調査に関与する従業員の人事ファイルに調査資料を保管しないでください。 調査資料用に別のファイルフォルダを維持することが重要です。 問題が非公式の苦情から、政府の執行機関または裁判所に提出された正式な苦情または訴訟に拡大する場合、従業員のファイルに含まれている資料が発見可能になる可能性があります。 発見可能とは、機関または裁判所が資料の検査を要求する可能性があることを意味し、これは雇用主の法的防御に深刻な影響を及ぼす可能性があります。

部門ファイル

多くの雇用主は、従業員用の2セットの人事ファイル、すなわち雇用ファイルと部門ファイルを持っています。これは上司のファイルとも呼ばれます。 スーパーバイザーおよびマネージャーは、従業員の部門ファイルを管理しています。これには、業績、出席状況、スーパーバイザーの注意事項、およびフィードバックに関する具体的な情報が含まれています。 これらのファイルは健康や医療関連の情報を含むべきではなく、監督者だけがアクセスできるロックされた引き出しの中のような機密の方法で維持されるべきです。