どちらを使用するか：Excelまたは財務レポートへのアクセス

Microsoft ExcelとMicrosoft Accessはどちらも財務報告書の作成に使用されるデータを格納します。 ただし、Excelには、少量の財務データからレポートをすばやく生成するためのより多くの組み込みオプションがあります。 非常に大量のデータを組み合わせて複雑なレポートを作成する必要がある場合は、アクセスが適しています。

フラットデータベースとリレーショナルデータベース

Excelはスプレッドシートソフトウェアプログラム、Accessはデータベースソフトウェアプログラムですが、どちらもデータの保存に使用できます。 「フラット」データベースは、各レコードにデータのフィールドを持つ単一のテーブルを格納します。 これらは機能的にはデータの列やスプレッドシートの行と同じです。 「リレーショナル」データベースは、最初のテーブルの情報を使用して、特定の地域の全店舗の売上を合計するなど、他のテーブルの情報と照合することで、複数のデータテーブルを相互に接続します。 リレーショナルデータベースは、複数のシートを含むExcelワークブックに似ていますが、通常はより柔軟で強力です。

構造を選択する

ほとんどのプロジェクトでは、リレーショナルデータベースまたはマルチシート構造を必要とするのに十分なデータまたは複雑さがないため、フラットデータベースおよびシングルシートブックは、AccessおよびExcelで最も一般的なタイプの構造です。 しかし、ビジネスで大量のデータを組み合わせる必要がある場合は、リレーショナルデータベースの方が効率的です。 財務レポートに、地域別や販売タイプ別の内訳など、複数の方法で集計および平均化されたデータが表示される場合、またはレポートで複数のソースからデータを収集する必要がある場合は、リレーショナルデータベースを使用すると作業が簡単になります。 Excelはリレーショナルデータベース機能を可能にしますが、Accessはその構造を扱うためのより強力で自動化された方法を提供します。

テンプレート

ExcelとAccessの両方には、一般的なビジネスニーズに対応するプリセットレイアウトとデータベース構造が含まれています。 フラットデータベースとリレーショナルデータベースのどちらが必要かを検討した後、付属のテンプレートとデータベースを調べて、データの保存と報告に必要なものの要件と一致するものがあるかどうかを確認します。 各構造に何が含まれているかを示すデモでは、データ要件がExcelまたはAccessに格納するのに適しているかどうかを判断するための詳細を説明します。

ソフトウェアの選択

AccessとExcelはどちらも非常に複雑なアプリケーションで、習得するのに何年もかかることがありますが、基本的なスプレッドシートのスキルで十分にプログラムを始めることができるため、Excelには使いやすさがあります。 それでもどのアプリケーションが自分のニーズに適しているのかわからない場合は、Excelテンプレートから始めて、それが生データに適しているかどうかを確認してください。 頻繁に新しいシートを作成している場合、または複雑な計算を作成する必要がある場合は、Accessデータベースに切り替えて、既に作成したシートをExcelにインポートします。 Accessは通常、最終製品のレイアウトを設計するための作業がさらに必要になりますが、レポートを作成する式を作成するときの作業を節約します。