給与計算システムの機能

給与計算は非常に複雑で、コアビジネスから何時間もかかり、コストのかかるエラーにつながる可能性があるため、多くの中小企業のオーナーは、会計担当者、自動ソフトウェアシステム、または第三者の請負業者に頼っています。 どのサービスを選択しても、機能はビジネスのニーズに合わせてカスタマイズできます。 最も効果的な給与計算システムは、時間、コスト、正確さ、そして編成に関して利点を提供します。

正確さ

あなたの給与システムはあなたの従業員と彼らの様々な労働時間に適応できなければなりません。 良いシステムが整ったら、あなたはあなたの従業員の労働時間の正確な記録を持つでしょう。 唯一の本当の要因は従業員が出入りするのを覚えているかどうかであるので自動化されたシステムは人的ミスの可能性を最小にします。 ただし、社内の会計士または簿記係は、従業員が昼休みに時間切れにするのを忘れたとき、またはタイムレコーダーが故障したときに、簡単に修正できます。 給与計算システムは、あなたがあなたの給与計算機能を外部委託するときに労働時間を正確に記録する中立の第三者として機能します。

控除

給与計算システムは単に勤務時間を記録して支払うのではありません。 税金や給付目的の控除など、より複雑な業務に合わせて設定する必要があります。 州税と連邦税、メディケアと社会保障の間、さらに各従業員が拠出する給付制度にかかわらず、相当量の計算が必要です。 ほとんどの給与システムは、税金や給付金のニーズに合わせてカスタマイズでき、各従業員の特定の状況に合わせてさらに調整できます。 社内の給与計算担当者と外部の請負業者は、どの控除が法律で義務付けられているかについて十分に精通している必要があります。 どの給与計算システムを使用しても、最終的には給与税の正確な報告と支払いに対して責任があります。

記録の保存

給与計算システムのもう1つの機能は、詳細で正確な記録を保存するために使用できることです。 これらの記録は、オンサイト、オンライン、または外部の記録保管施設にあるメインデータベースに保存できます。 記録を残すことで、残業代金や会社の退職プランに参加する従業員数などの傾向を監視できます。 記録はまた、関連するすべての法律を遵守していることを保証し、これらの活動を監視するようにシステムを設定したときに、監査またはその他の種類のビジネス調査の準備をすることができます。 時間を正確に保存する給与計算システムにより、年末の税務準備もスムーズになります。

合理化

自動給与計算システムは、スケジュール作成、記録管理、および支払いの全プロセスを合理化することによって、忙しい作業を排除するのに役立ちます。 従業員は自分の記録にアクセスしたり、給与明細書を印刷したり、場合によっては自動給与計算システムを介して休暇申請をすることができます。 あらゆる種類の効果的な給与システムを標準化し、事前の指示で合理化することができます。 第三者の管理者、自動化されたシステム、および社内の簿記担当者に、個人の小切手を書く必要性を排除して、直接収益を従業員の銀行口座に入金するように指示できます。 従業員が時間外勤務の給与を支払ったとき、または従業員が一定の割り当てられた休暇を過ぎたとき、承認された401（k）一致支払の割合、および医療保険料の支払い額を警告するようにシステムを自動化できます。