ファイリングと組織のアイデア

あなたが完全にデジタル時代に住んでいると信じたいだけでなく、毎日使用されているたくさんの紙の文書がまだあります。 ほとんどの契約では、インクでのオリジナルの署名が必要です。請求書と梱包明細は、すべての注文と一緒に印刷および出荷され、入札伝票は通常印刷されて本にまとめられます。 重要な論文に簡単にアクセスできるようにするには、出願および組織のアイデアを使用する必要があります。

アーカイブ

アクティブファイルをアーカイブファイルと混在させると、現在のドキュメントを見つけることが必要以上に困難になる可能性があります。 ファイリングキャビネット内に2つのファイリングシステムを作成します。 キャビネットの上部をアクティブファイルにし、下部をアーカイブファイルにします。 あなたのアーカイブされたファイルは通常より多くのスペースを必要とするので、それらのファイルのためにあなたのファイリングキャビネットのより多くの引き出しスペースを見込んでください。 アクセスしやすいようにアクティブファイルをキャビネットの上部に配置し、アーカイブファイルを下部に配置します。

カラーコーディング

あなたがマニラフォルダでいっぱいのファイルキャビネット引き出しを見るとき、それらはすべて同じように見え始めることができます。 適切なファイルを見つけやすくする1つの方法は、ファイルフォルダにカラーコーディングシステムを使用することです。 あなたはどんな事務用品店であなたのファイルフォルダーのために色付きのステッカーを買うことができます。 色を使用して、さまざまな部署を指定したり、財務ファイルを非財務ファイルと区別したり、執行責任によってファイルを分類したりできます。 他の人があなたのカラーコーディングシステムを使うのを助けるために、ステッカーが表すことになっているものと共にそれの上にステッカーを持っている普通の8 1/2 / 11インチの紙切れの上にガイドを作成してください。

サブフォルダ

あなたが簡単にサブカテゴリに分けることができる情報を持っているなら、あなたはその情報をファイルするのを助けるためにサブフォルダを使うべきです。 たとえば、50の州ごとに一連のファイルがある場合は、50のサブフォルダを使用して、ファイリングシステム内で情報を別々にします。 サブフォルダを使用すると、有効な請求書を支払い済みの請求書から分離したり、部門のさまざまな人事記録を分類したり、各注文書のすべての情報を注文書番号別にまとめたりできます。

整理しておく

指定された人々の小グループのみがファイルを引き出してファイルをキャビネットに戻すことを許可されるというオフィスルールを作成します。 会社内の誰かにファイルへのアクセスを許可すると、最終的にファイリングシステムは無視され、混乱が生じます。 システムを知っている特定の人々がそれらを必要とする人々のためにファイルを引っ張り、それらが終わったときにファイルを返すことを許可するだけです。