部下との会議を文書化する方法

従業員との会談は法的な結果を招く可能性があります。 あなたが困難な従業員または常に業績が下回る従業員に対処しなければならない場合は、従業員を改善するのを助けるためにあなたが取ったステップを示すためにあなたの会議を文書化しなければなりません。 解雇または懲戒処分の場合、あなたは自分の行動が状況を改善するための漸進的な努力に基づいていたことを示すためのあなたの努力の記録を持つでしょう。

日付と時刻を書き留めます

会議の日時を書くのは簡単なように思えるかもしれませんが、この情報は規律や解雇の行動に大きな影響を与える可能性があります。 部下との面会がいつ行われ、誰が出席していたかに注意する必要があります。 これは、従業員が抱えている困難に対処するために漸進的な行動を取ったことを実証します。

目標を記録する

従業員との会談の一部で目標をカバーする必要があります。 その目標に向けた進捗状況を測定するための基準を含め、従業員と一緒に設定した達成目標と改善目標を書き留めます。 この目標の文書化は、従業員を維持するためにあなたが改善を試みたことを証明しています。

文書インシデント

あなたの困難な従業員を巻き込むネガティブインシデントが発生した場合、インシデントが発生した時期を書き留めて、何が起こったのか簡単な説明を書きます。 部下と面談しながらこれらのメモに対処し、あなたが事件を起こしたことに対する従業員の反応について追加のメモを作成します。

従業員提供ソリューションのリスト

会議中に従業員に解決策を求めます。 解決策についての従業員の提案を書き留めます。 この人がそれらの提案に従わない場合は、従業員が必要な努力を怠ったことに関する文書を持っています。

警告を書く

会議中に従業員に警告する必要がある場合は、会議の記録に警告を書き留めてください。 従業員に会議を承認する文書に署名させることもできますが、会議メモへの入力は、行動の変化が見られない場合に、従業員に差し迫った懲戒または解雇の通知を出したというあなたの主張を裏付けます。

会社の方針と規則を引用する

従業員との紛争では、主な問題の一つはあなたが規則を適用することで公正に対処したかどうかです。 会議中に、従業員と取引するときに従う規則と方針を引用してください。 それらのガイドラインの情報源を書き留めて、あなたがそれらに従っていることを示してください。