政府サービス契約に関する連邦計時方針

連邦政府には、中小企業の所有者が連邦サービス契約を競うのを支援するために設計された多数のプログラムと支援ツールがあります。 ただし、一度連邦契約を締結すると、企業の規模や提供するサービスに関係なく、コンプライアンス要件は同じになります。 手動と電子的方法の両方に焦点を当てている計時方針は、連邦取得規則と原価計算基準で確立されたガイドラインに従います。

書面による計時方針

連邦サービス請負業者は、事業の計時業務が連邦の要件に準拠していることを示す書面の計時方針を持っている必要があります。 方針はタイムシート作成に関する情報を明確に概説しなければならない。 たとえば、従業員が複数のオフサイトの場所でサービスを実行している場合、従業員は勤務日の初めと終わりではなく、実際の作業が実行されるときに時間を入力します。 この方針では、新入社員のタイムシートトレーニングの手順も概説する必要があります。 最後に、文書化されたポリシーは、タイムシートが連邦の計時要件に準拠していることを確認するために、フロアチェックや定期的な監査など、ビジネスが実行する手順を概説する必要があります。

タイムシートの手順

電子計時システムが広く使用されているにもかかわらず、連邦政府は主に手作業に基づいて計時要件を定めています。 許容される計時の慣行は、従業員と監督者の両方に影響を与えます。 たとえば、従業員は個人的に仕事に費やした時間をインクで記録し、実際の時間を記録する必要があります。推定時間ではありません。 上司や管理者は、従業員が病気やけがのために早く退職するなどの正当な理由がない限り、その従業員のタイムシートに記入することはできません。 各従業員はタイムシートの完全性と正確性に責任があり、上司は支払いのために提出する前に各タイムシートを承認する責任があります。

電子内部統制

電子計時システムを使用する企業の要件は、主に内部統制方針に焦点を当てています。 たとえば、安全なパスワードポリシーと、承認された変更のみがタイムシートに確実に入力されるようにするシステムは必須です。 内部統制は、従業員が毎日勤務する正確な時間を確実に入力するようにする必要があります。 電子タイムシートシステムログは詳細な監査証跡を生成するはずです。 これは、監査中に、政府の監査人が誰が従業員のタイムシートにアクセスできるのか、またその理由を確認する必要があるためです。

違反と詐欺

虚偽請求法の規定は、詐欺および/またはタイムシートポリシーへの違反に対する罰金の概要を示しています。 最長3年間、すべてのサービス契約賞からの失格に直面しているあなたのビジネスに加えて、あなたのビジネスと従業員の両方が潜在的な刑事訴追に直面しています。 虚偽請求法の規定により、政府は損害賠償のために民事訴訟を起こす権利を有します。 潜在的な罰則には、罰金、刑務所条件、および虚偽の請求または詐欺的請求の最大3倍の損害賠償が含まれます。