プロジェクト計画を文書化する方法

プロジェクト計画には、プロジェクトに必要なリソース、それに関連するコスト、およびそのスケジュールが詳しく記載されています。 プロジェクトマネージャは計画プロセスの間にこれらすべての情報を検討しますが、中小企業のオーナーは計画のさまざまな側面を文書化する優れたシステムを開発する必要があります。 中小企業には通常、詳細な文書化なしに簡単にコミュニケーションをとることができるまとまりのあるプロジェクトチームがありますが、適切に機能するために、プロジェクト管理とプロジェクトの進捗の評価には客観的な文書が必要です。 このような管理は、限られた内部リソースのために、中小企業にとって特に重要です。 正確な文書化に基づく効果的なプロジェクト管理は、リスクの軽減につながります。

費用

1。

プロジェクトのコストカテゴリを特定します。 該当する場合は、資材、機器、サービス、許可証、労務およびプロジェクト管理の費用を記載する。 特定のプロジェクトに適用される他のコストカテゴリを追加します。

2。

プロジェクトに対応するコストカテゴリを含むファイリングシステムを作成します。 そのカテゴリに属する​​主な原価項目を特定します。 プロジェクト計画の各項目の原価を見つけ、ファイリングシステムに詳細な原価計算を入力してそれらを文書化します。

3。

明細ごとに利用可能になったときに、更新された実際原価をシステムに入力します。 プロジェクトが進行するにつれて、入札価格、購買発注コスト、請求書、および最終コストを入力します。

リソース

1。

プロジェクト計画からプロジェクトに必要なリソースを特定します。 コストファイリングシステムをチェックして、リソースコストがカバーされていることを確認してください。 リソースの種類、必要な数量、必要なときにリストします。

2。

必要なリソースを、中小企業または供給業者から入手可能なものと一致させてください。 リソースの一覧で、リソースを提供する予定の場所から追加します。

3。

可能であれば、リソース要件を満たすように従業員を割り当てます。 必要に応じて契約社員を追加してください。 社内ではできない仕事のために外部サプライヤを割り当てます。 資材および機器の供給元を割り当てます。

4。

資源のリストから、それぞれの供給品を詳述した人員配置計画、材料供給計画、および設備計画を作成します。 サプライヤが契約を受け取り、プロジェクトの詳細が変更されたら、これらのカテゴリを更新します。 完全なプロジェクト文書を維持するために改訂を追跡します。

スケジュール

1。

スケジュールを文書化するには、ソフトウェアスケジュールプログラムを使用します。 ソフトウェアを使用してプログラム評価とレビュー手法のチャートを作成します。 ユーザの指示に従って、プロジェクト計画からプロジェクト計画と日程計画データをPERTチャートプログラムに入力します。

2。

スケジュールを変更してPERTチャートを最適化し、スラック時間（スケジュールにアクティビティが表示されない時間）をなくします。 PERTソフトウェアを使用してクリティカルパスを特定します。

3。

元のスケジュールを表示するには、PERTチャートの最初のバージョンを印刷してください。 クリティカルパス上のアクティビティを、特に注意を払う必要があるとしてリストし、それらが順調に進んでいることを確認します。 調整を行った後、プロジェクトの変更を反映するためにPERTチャートの追加コピーを印刷します。

進捗

1。

PERTプログラムにリソースを入力してください。 ソフトウェアでPERTチャートを再計算して、元のスケジュールでプロジェクトを完了するのに十分なリソースが含まれていることを確認します。

2。

進行状況を追跡するには、PERTチャートを使用してください。 各タスクが開始されたら、開始を入力し、次に完了率をプログラムに入力します。 進捗状況を文書化するために定期的に結果を印刷してください。

3。

元のスケジュールと累積コストに対して進捗をチェックして、大きな逸脱がないことを確認します。 進捗状況とコストを追跡し、完了率と総予算に対する割合を記録します。