企業の送信メールを処理するための効率的な方法は何ですか？

電子メールが強力に浸透しているにもかかわらず、ほとんどの企業は依然として「カタツムリ」メールが彼らの業務の重要な部分であると考えています。 契約書、給与小切手、請求書など、日常的に郵便を通過します。 順調な会社はこれらの重要な材料を効率的に扱うための円滑なシステムを必要としています。 送信メールに関しては、オフィスを構築し、システムを効果的に使用する方法について従業員をトレーニングすることで、多くの時間とお金を節約することができます。

良いラベリング

すべての送信メールは送信者と受信者を明確に識別する必要があります。 封筒の適切な準備について従業員に指示し、スタッフに関する誰かがそのメールについての質問に答えることができるようにします。 あなたがプロセスを自動化することによって時間を節約することができるときはいつも封筒の手書きを避けてください。 郵便局と受取人の両方が誰が手紙を送ったのかわかるように、あなたの会社の情報でカスタマイズされた封筒やラベルを注文してください。 日常の郵便の受取人のために、プラスチック窓封筒を使用して、スピードと正確さのためにコンピュータによって受取人情報を入力します。 大量または定期的な送信メールの場合は、ソフトウェアツールを使用して既存のアカウントファイルから自動的に受信者情報を印刷します。

オフィスメール移動

送信メールを効率的に収集するには、すべての送信メールを収集し、それを会社が郵便サービスまたは運送会社の宅配便業者に引き渡す1つ以上の送信ポイントに届けるための「リバースツリー」システムが必要です。 送信メールが発生するすべてのオフィスおよび領域にメール送信ボックスを設定し、より大きな送信パッケージ用の収集室を指定して、仕事用のオフィススペースが乱雑にならないようにします。 従業員が最小限の手間と時間で送信メールをやり取りできるようなシステムを目指します。

内部コレクション

1人以上の従業員に、中央の郵便室での分類と処理のために、指定されたすべてのビンと部屋から郵便と小包を集めるように割り当てます。 回収ポイントを忘れないように、従業員にチェックリストを渡します。 タイムリーに仕事をし、時間通りに出かける準備ができていて、集配業者との良好な関係を維持できる従業員を選択してください。 誰も貼っている切手を取り扱わなくてもいいように、郵便料金計器を郵便室に用意します。

ピックアップタイム

送信メールは1日を通して発生し、特定のメールがビンに遅れて当たると、翌営業日まで送信されません。 会社のニーズに応じて最適なメールピックアップ時間を特定し、米国郵政公社と、パッケージや夜間のメール配信にはUPSやFedExなどの希望する物流荷送人との定期ピックアップをスケジュールします。 メールを最もタイムリーに配信するには、1日を通して複数の集荷が必要になる場合があります。 逆に、あなたの会社が物流荷送人からの定期的な集荷をサポートするのに十分なメールを生成していない場合は、そのメールを荷送人の最寄の配送所に持ち込むように従業員を割り当てます。