組織内の購買部門の機能は何ですか？

ほとんどの大手企業、さらには一部の政府機関でさえ、日常業務の一環として購買部門または調達部門を持っています。 これらの部門は、多くの製造業、小売業、軍事およびその他の産業組織の基幹となるサービスを提供しています。 購買部門が何をしているのか、なぜそれが存在するのか、またはどのような目的のために働くのかについては、多くの個人、さらにはこれらの会社で働く人々さえも知りません。 購買部門の役割が何であるかをよりよく理解するために、購買部門が実行する機能をいくつか検討します。

先端

• 購買部門は、可能な限りの最良の価格で原材料やその他の資源を調達する責任があります。

原材料などの調達

購買部門の1つの役割は、会社または政府機関の生産または日常業務に必要なすべての必要な資材を調達することです。 製造会社の場合、これには鉄、鋼鉄、アルミニウム、プラスチックなどの原材料が含まれますが、工具、機械、配達用トラック、または秘書や営業チームに必要な事務用品も含まれます。

小売環境では、購買部門は、顧客を幸せに保ち、店の在庫を十分に保つために、棚または倉庫に常に十分な製品があることを確認します。

中小企業では、在庫発注を妥当なレベルに保つことが特に重要です。 過剰な資本に大量の資本を投資すると、ストレージの問題や、広告や研究開発などの他の支出のための資本不足につながる可能性があります。 購買はまた、会社が適切に機能するために必要な品目を会社に供給するすべてのベンダーを監督します。

最高の価格を実現する

購買部門はまた、収益性を最大化するために、可能な限り最良の価格でこれらの品目を受け取っているかどうかを継続的に評価する責任があります。 これは、大規模ベンダーよりも少ない数量で購入する可能性があり、したがって同じタイプの一括割引が適用されない可能性がある中小企業にとっては困難な場合があります。 中小企業の購買部門は、会社の特定サイズの注文に対して最も合理的な価格で最良の仕入先を見つけるために買い物をする必要があります。

購買部門のスタッフは、代替業者と連絡を取り、大量注文のためのより良い価格設定を交渉し、あるいは日常活動の一環として代替原料からより安価な材料を調達する可能性を調査するかもしれません。

事務処理と会計

購買部門は、消耗品および材料の購買および配達に関連するすべての事務処理を担当します。 購買により、仕入先からの品目のタイムリーな納入が保証され、購買発注の生成および追跡が行われ、約束された納入が全額受領され、期限内に支払われるように受領部門および買掛金部門と連携します。 中小企業では、これは、購入した商品を購入するのに十分な資本があり、現金が円滑に流れ、すべての支払いが期限内に行われるように、経理部門と緊密に協力することを意味します。

ビジネスプロトコルの遵守

購買部門はまた、それがすべての会社の方針に準拠していることを確認しなければなりません。 たとえば、中小企業では、個々のスタッフが、事務用品やコンピュータなどのものに対する購買ニーズについて購買部門と通信することがあります。 購買部門は、購買を行う前に、購買および予算承認のための適切な手順を遵守し、組織の購買方針に従って商品が購買されていることを確認する必要があります。