買掛金プロセス

5つの異なる事業における買掛金プロセスを調べると、サプライヤと従業員の払い戻しの支払いを処理する5つの異なる方法が見つかるはずです。 買掛金慣行は、要件のマッチングから差異処理の許容レベルまで、さまざまなものがあります。 ただし、一般的に受け入れられているいくつかの原則によって、利用可能なコアメソッドが定義されています。 これらの慣行を理解することで、マネージャはどの買掛金プロセスが自分のビジネスに最も適しているかを判断できます。

双方向の試合

双方向一致買掛金プロセスは、定期的な支払いに最適です。 購買発注は、特定の期間内の特定の金額での複数の支払いに対して書き込まれます。 受領書は不要であり、すべての請求書は、発注期日以降に発注され、発注書の合計金額まで支払われます。 家賃のような固定された毎月の支払いまたは景観維持のような予定されたサービスはこの方法の良い候補です。

三者マッチ

通常、実地配達商品に使用される3者間一致では、請求書と発注書契約および実際に受領した商品を比較します。 3つの項目すべてが一致すると、負債が記録され、支払は正味発注書の支払日以内にスケジュールされます。 たとえば、購買発注が5月1日までに1個あたり10ドルで100個を要求し、4月30日に支払条件として純額30で100個の配達が行われた場合、5月には1, 000ドルで提示される請求書31.一致しない文書は却下されるか、支払いの差異について特別な承認が必要になります。 この3者間検証プロセスは、厳格な支払い管理を提供することを目的としています。

四方マッチ

4者間照合プロセスは、3者間照合方法と同じですが、材料検査が追加されています。 商品が到着すると、それらは購買発注仕様への準拠を確認するために検査されます。 商品が検査に合格すると、請求書、発注書、領収書、および検査の伝票が正味支払条件内での支払処理のために照合されます。 これはすべての買掛金プロセスの中で最も時間がかかり、厳密な検査検証が必要な場合にのみ使用する必要があります。

正味期間内の領収書に対する支払い

正味条件内での領収書の支払いの基本原則では、支払いの管理文書として2者間の発注書を設定します。 したがって、請求書の照合は必要ありません。 製品が受領されると、自動化された買掛金負債が記録され、購買発注から直接正味期限内に支払いが予定されます。 請求書は単価の確認には使用されないため、購買契約の正確な価格で支払いがスケジュールされるため、購買発注の作成時に厳密な品質管理を行うことが不可欠です。

承認された請求書の支払いと一致しない

アドホック請求書の支払いまたは従業員への払い戻しについては、多くの会社が、指定された期間内に請求書を支払いのために記録するために適切な署名機関のみを必要とする不一致方式を採用しています。 このような支払いの例としては、従業員の旅費の払い戻しや、最初の会議でコンサルタントから提示された請求書があります。 このオープンポリシーは、不正な支払いのリスクを防ぐために厳密な署名管理を必要とします。

許容範囲と支払い処理

照合に加えて、他の買掛金プロセスを設定して、単価、数量、および期日の処理差異に対する許容範囲を設定することができます。 たとえば、数量受領の許容範囲を10％の差異を許容するように設定して、数量100の配達用に最初に作成された購買発注に対して110個の支払いを許可することができます。特定のビジネスに適した許容範囲または一致するポリシーの組み合わせ。