技術に関して従業員に適用できる規則の例

中小企業は、携帯電話、ソーシャルメディア、ビデオ会議ソフトウェアなどのテクノロジを使用して、雇用主、同僚、ベンダー、サプライヤ、および顧客と通信します。 中小企業の所有者は、会社の技術と関連ツールの使用において従業員を導くために技術方針と手順を作成します。 これらのポリシーには、中小企業を違法行為、またはブランドの評判に悪影響を及ぼす可能性のあるその他の行為から保護するための規則が含まれています。

ユーザー名とパスワード

企業は通常、会社のコンピュータ、ボイスメールサービス、およびソフトウェアにアクセスするためのユーザー名とパスワードを従業員に提供します。 雇用者として、会社の一部ではない個人や同僚の同僚とさえログイン情報を共有しないように従業員に指示することができます。 各従業員へのログイン情報を指定することで、使用状況を追跡し、会社の費用とその評判を犠牲にする可能性のある間違いを最小限に抑えることができます。

ファイルを事実上保存する

一部の企業は、組織を「環境に優しく」し、外出先で経営陣や従業員がファイルにアクセスしやすくするために、ペーパーレスの仮想ファイリングシステムを採用しています。 どの文書と情報を仮想的に保存するか、それらをどのように提出するか、誰がアクセス権を持つべきかを概説する規則を作成します。

個人利用ルール

企業は、オフィステクノロジーを個人的に使用するための方針が異なります。 一部の企業は従業員が個人的な使用のために技術を使用することを禁止していますが、他の企業は彼らの特権を悪用しない限り従業員の個人的な使用を許可しています。 従業員が休憩中に個人的な使用目的でテクノロジーを使用することを制限し、不適切または違法な文書、メッセージ、または写真を送信、受信、またはダウンロードすると懲戒処分が行われる可能性があります。

Webモニタリング

雇用者は、特に違法または不適切なやり取りについて疑わしい場合、従業員の電子メールおよびWeb上の活動を監視する権利を持ちます。 原則として、あなたがあなたの判断で監視ソフトウェアを使用することを従業員に知らせてください。 個人の使用状況を監視するだけでなく、雇用主は詐欺行為を発見し、従業員が日中にどのオンラインタスクに取り組んでいるのか、自分のコンピュータからどれだけ離れているのかを判断できます。

ソーシャルメディア

ソーシャルメディアの人気は高まりつつあり、個人や企業は、より多くの出会い、連絡を取り合い、アイデアや音楽を共有し、製品やサービスを宣伝することができます。 それには、長所に加えて、従業員の気を散らすことや職場の欲求不満について気を配る場所があるなどの不都合があります。 従業員は、勤務時間中、勤務先のコンピュータ、またはスマートフォンでソーシャルメディアを使用することがよくあります。 勤務時間中にサイトにアクセスできるかどうか、および従業員が投稿を許可されている情報の種類を概説するためのソーシャルメディアポリシーを作成することで、雇用主はテクノロジの悪用と闘うことができます。 あなたの規則は、従業員が会社、同僚、仕入先、供給業者、および顧客について不名誉な発言をすることを禁じることができます。