ビジネスコミュニケーションの目標

中小企業の所有者として、それは通信事情の現在の状態をひどいものとして見たくて魅力的です。 証明はいたるところにあります。 人々は日常生活を急いでいて、急いで何かを忘れていないかどうかを急いでテキストメッセージ、Eメール、および郵便で調べ、そのテキストまたはボイスメールに返信しないと世界が崩壊する可能性がある。

頭のないチキンのように急いで飛び散ったこれらすべては、コミュニケーションについてより専門的な人として、あなたがあなたの従業員、顧客、ベンダー、営業担当者および外部の仲間の中で際立っている機会をあなたに提示します。 あなたはプロのコミュニケータです。 あなたはペースを遅くしても構わないと思っているので、あなたはあなたが出会うすべての人に上品な印象を与えることができます。 あなたはあなたの良い名前、ブランド、イメージ、そしてあなたの評判が良いコミュニケーターであることにかかっていることを知っているほど賢いので、あなたはビジネスコミュニケーションのあなたの目標を改善することに決めました。

あなたがコミュニケーションについてすでに知っているのと同じくらい多くのあなたはまた、あなたが以下のことを確実にすることによってあなたがあなたの競争相手より明らかに有利になるだろうということを知っています：

• 基本的なコミュニケーションプロセスについて学びましょう 。
• ビジネスコミュニケーションの有用な定義をいくつか考えてみましょう 。 ビジネスコミュニケーションの特徴を把握します。 ビジネスコミュニケーションの目標を見てください。

コミュニケーションを磨く

今のところ、あなたが誰かのマシンに残しておいたボイスメールメッセージやあなたが送った返信のうち失敗したEメールについては考えないでください。 これらは確かにコミュニケーションの形態ですが、それらは一方通行です。 ほとんどの通信形式は双方向のやり取りです。 このように、「一般的な」コミュニケーションとビジネスコミュニケーションはいくつかの類似したステップに従います。

• 送信者はアイデアを思いつきます。
• 送信者は、アイデアを言葉で表現する方法を決定します。プロセスコミュニケーションの専門家は「エンコード」と呼びます。
• 送信者はアイデアを送信するための媒体（電話、電子メール、テキストメッセージ）を選択します。*送信者はメッセージを送信します。
• 受信者はメッセージを受信して​​解読（デコード）します。
• 受信者はフィードバックを提供します。

ビジネスコミュニケーションを定義する

それは定義によってあなたの理解を強固にするのを助けるかもしれないので、ビジネス辞典からのそれを考慮しなさい。 通信は以下のように定義されています。

• 「相互理解を深めるための双方向のプロセス。参加者は情報、ニュース、アイデア、感情を交換（エンコード - デコード）するだけでなく、意味を創造し共有することもできます。」

「一般的な」コミュニケーションは、交換が行われるという文脈 、つまりビジネス環境ではビジネスコミュニケーションとは区別されます。 これは、ビジネスコミュニケーションの多くの定義が存在する便利な時代の1つで、必要に応じて要素をまとめることができます。

ある定義は、1960年の著書「Business Communication」でLawrence David Brennanによって書かれた、時の試練に耐えてきました。

• ビジネスコミュニケーションとは、 商取引や産業におけるアイディアの表現、チャネリング、受信および交換です。 」

ビジネス辞書は、ビジネスコミュニケーションは次のように言ってこの定義を拡張しました。

• 「 組織内の人々の間で情報を共有することは、組織の商業的利益のために行われます。 さらに、ビジネスコミュニケーションとは、企業が自社の製品やサービスを潜在的な 消費者 に宣伝するために情報を共有する方法を指すこともあります 。 」

その結果、ビジネスコミュニケーションは内部と外部の2つの形式を取ります。 ですから、あなたが共有するコミュニケーションの一部は、世界中の人々を対象としています。また、あなたが共有するコミュニケーションの一部は、内部の視聴者、つまりあなたの従業員や他の同僚を対象としています。 内部コミュニケーションは機密情報または専有情報と考えてください。

他の方法で情報の流れを制限することはほとんどありません。 言い換えれば、あなたが内部のオーディエンスメンバーからそれを守る（あるいはそれを保とうとする）一方で、あなたが外部のオーディエンスと情報を共有する立場になることはありそうもないです。 それらはループの中に保たれなければなりません。 ビジネスコミュニケーションはそれを置くように：

• 「ビジネスコミュニケーションは、管理機能を実行し、組織の成功を確実にするために不可欠です。」

語ることの特徴に焦点を当てる

この時点で、設定以上のことがあなたの世界で行われている「一般的な」コミュニケーションとは別にビジネスコミュニケーションを設定するかもしれないことはあなたに気づき始めているかもしれません。 ですから、 「ビジネスコミュニケーションの特徴は何ですか？」と疑問に思ったことがある場合は、次の資質を探してください。 それらはあなたが送受信するすべてのコミュニケには存在しないかもしれません。 しかし、ビジネスコミュニケーションも意図的であるため、特定の特性が何度も表面化する可能性があります。 ビジネスコミュニケーションは：

• 事実です。 良いビジネスコミュニケーションは事実です。 不正確な統計、半真実、誇張された主張を報告することほど速くビジネスの評判を落とすことはできません。 今日、人々は情報の正確さをチェックしています、そして技術は彼らがそうするのを比較的簡単にします。 企業のセールスや宣伝用の資料は、主張を裏付け、検証することができる限り、自慢して自慢する余裕があります。* クリア。 良いビジネスコミュニケーションには、あいまいであいまいな記述はありません。 明確なコミュニケーションは、複雑な単語ではなく単純な単語を使用し、直接的で宣言的な文を使用することによって「助けられて」います。 情報が箇条書きで表示されている場合や、グラフや図が付いている場合は、情報を読みやすくなります。 これらの要素は明瞭さも向上させます。
• 実用的です。 良いビジネスコミュニケーションは有用かつ必要です。 コミュニケーションがビジネスウェブサイト、パンフレットまたはプレスリリースの形をとるかどうか、コミュニケーションがなぜ存在するかそして人々がコミュニケーションからどのように利益を得ることができるかを支持する理論的根拠があるべきです。
• 説得力がある。 良いビジネスコミュニケーションは、その内部または外部のグループの誰かに何かをさせようとします。 一部の事業主は、自分たちのコミュニケーションにおいて、サブリミナルメッセージの力を見逃していると勘違いしています。 たとえば、社内の記念日のあいさつを投稿し、「今月の従業員」を指定するには時間と労力がかかります。 しかし、暗黙の説得力のあるメッセージは、認識している従業員には明白なはずです。「これは気にかけている会社なので、あなたの役割も会社についても気にかけてください」。
• 戦略的です。 それがその特定の目標を達成するように、良いビジネスコミュニケーションは計画されて、組織化されて、実行されます。

ビジネスコミュニケーションの目標を見よ

ご想像のとおり、これらの目標はスタッフのメンバーと同じくらいさまざまです。 実際、あなたがあなたのオフィスを見回しているように、内部的に流れるビジネスコミュニケーションのタイプはあなたの様々な部門の形式、機能または個性を反映するかもしれません。 ビジネスコミュニケーションの目的には、次のものがあります。

• 情報を共有すること。これは、社内外に送信するビジネスコミュニケーションの大部分を表します。 このような情報は、売上報告書や顧客満足度調査の結果など、タイムリーになる可能性があります。 そのうちのいくつかはあなたの収益報告書のように本質的に敏感かもしれません。 また、そのうちのいくつかは「機密」とマークされ、特定の人だけに限定されているかもしれません。 このタイプのコミュニケーションの主な目的は、教育し、啓発することです。* 説得力のある、多くの人が販売、広告、およびマーケティング資料と容易に関連付ける。 この種の説得力のある努力がうまく巧みに行われると、受信者は動かされ、メッセージに基づいて行動することさえ熱望します。 しかし、あなたのビジネスの製品やサービスを促進する「担保」は、あなたが中小企業のオーナーとして巧妙に扱うかもしれない説得力のあるビジネスコミュニケーションのほんの一部にすぎません。 頑固な仕入先や仕入先を紹介することは、ある時点で説得力のある訴えを必要とするかもしれません。 あなたのビジネスのためにゾーニングの変動を勝ち取ろうとすることは地方自治体と地方政府の役人に複数の説得力のある努力を必要とするかもしれません。 そして、ある時点で新しい会社の方針や手続きの知恵に疑問を投げかけるかもしれないあなたの従業員を忘れないでください。 あなたからの説得力のあるEメールはまっすぐにそれらを設定するために彼らが必要とするものだけかもしれません。
• 多くの中小企業の経営者が同意する、パフォーマンスの評価とフィードバックの提供は、時間の経過とともに向上するスキルです。 結局のところ、誰もが人間のパフォーマンスと可能性の生まれた鑑定士ではありません。 この形式のビジネスコミュニケーションは、特にそれが昇給に結びついている場合には、通常、従業員によって強く期待されています。 レビューは、事業主が自分の従業員に対して説明責任を負うことの1つの方法であるため、精通した所有者はスケジュールどおりに留まり、従業員の業績を評価するための実用的なシステムがあることを確認します。
• やる気を起こさせること、これは全従業員に送られたお礼のメモから、贅沢な賞に結び付けられたセールスコンテストの発表まで、全範囲を実行する可能性があります。 従業員のことをあなたが知っている以上によく知っている人は誰もいないので、結果として仕事の質を維持したり向上させたりするための動機づけの仕方を知る人はいないということになります。 やる気を起こさせるビジネスコミュニケーションのもう1つの目標は、しばしば忠誠心を生み出す職場の友情を育むことです。
• 中小企業の経営者としてのあなたの役割の中で最もやりがいのある部分の1つであることがわかるかもしれません。 たぶん、あなたの従業員はあなたを尊敬し、あなたにリーダーシップを求めます - 彼らに何をするのではなくそれをどのようにより良くするのかを言うために。 ビジネスコミュニケーションの一形態として、状況に応じてアドバイスを個人またはグループに送ることができます。 あなたのポイントを説明するために思慮深くそして役に立つ例で作られて、これらのコミュニケは従業員のための貴重なリソースになることができます。 あなたからあなたの従業員へ、またはそれらからあなたへの2つの方法で流れることができる提案、意見、アイデアを提供する。 ビジネスの構造によっては、この流れを続けるために依存している中間管理職もいるかもしれません。 提案、意見、アイデアは、エゴ、ライバル、そして競争の嫉妬が妨げにならない限り、無数の方法でビジネスを改善するための大きな可能性を秘めています。 また、この種のコミュニケーションを継続することには、自信を持ってオープンマインドな事業主の側の責任があります。 初期の頃、多くの中小企業のオーナーは、提案、意見、アイデアに対する「オープンドアポリシー」を維持することを誓いました。 しかし、それから彼らは時の流れを訴え、この貴重なリソースを無意識のうちに遮断してしまいます。 あなたがあなた自身で行うことができるか、または第三者に外部委託することができる指導か仕事関連のトレーニングを推薦します。 いずれにしても、この形式のビジネスコミュニケーションには、特に従業員がその提案に抵抗する可能性があると思われる場合にも、説得力のある要素が含まれる可能性があります。 あなたの従業員はあなたを驚かせるかもしれません：通常、彼らはまたあなたへの価値を向上させながら彼らの知識を広げ、彼らのスキルを向上させる機会を感謝するでしょう。 指導と訓練はしばしば2つのコミュニケーションの波を必要とします。 2つ目は、参考資料などの補足情報を提供することです。

あなたのスモールビジネスの他の要素と同様に、あなたは練習をしてあなたのビジネスコミュニケーションスキルを向上させるためにバインドされています。 それで、あなたが「第一印象のディレクター」を雇うことを考えているならば、気にしないでください。 あなたのコミュニケは、あなたの周りにいる気を散らす群衆からあなたを引き離す正しい印象を与えるべきです。