出張経費が発生した場合に使用するための良い基準

出張は、多くの場合、企業の運用上の要件の重要な部分です。 それはまた非常に高価になる可能性があります。 簡単に手に負えなくなることがある経費を管理することは良い方針とガイドラインを必要とします。 従業員には、費用を支払うことができるかどうか、および航空運賃とホテル支出の制限に関するパラメータが必要です。 方針が整っていれば、旅行が始まる前でさえも管理者はより良い監視を達成することができます。

住宅パラメータ

あなたが他に言わないならば、従業員は利用可能な最も良い調節のために行くかもしれません。 結局、彼は会社の事業を請け負うために家を出ようとしています。 中規模ビジネスホテルチェーンなどのホテルタイプを1泊89ドルから149ドルの範囲で指定することで、従業員を快適かつ生産的に保つことができます。

他の都市よりもホテルの費用が高い都市があるので、あまりにもタイトになりたくないかもしれませんが、手ごろな値段のビジネスホテルを期待しても問題はありません。 多くの企業が優先ホテルチェーンのリストを掲載しています。 多くの場合、これらのチェーンはビジネス旅行者のニーズに応え、客室料金には無料の無線インターネットと軽い朝食が含まれています。

食事代

一晩以上の旅行をする従業員は食事の払い戻しを期待すべきですが、合理的な支出制限があります。 多くの企業では、1人の従業員が1食あたりに費やすことができる量に関するガイドラインがあります。 従業員が素敵な夕食をとることを許可しますが、1人あたり25ドルが限度額であると言っても問題ありません。

同様に、費用の面でも時には倫理的および道徳的な理由のためにも、企業は従業員の食事の中でアルコールを返済することを拒否しています。 いくつかの会社はそれをさらに一歩進めて、昼食時にアルコールを人事方針の違反と責任と見なします。 また、営業日の間に夜間に滞在せずに旅行する従業員は、事前承認を得ない限り、会社での食事を期待してはいけません。

エンターテイメント

顧客やセールスの見込み客を楽しませることは、ビジネスを行う上での正当なコストです。 多くの業界では、飲み物や夕食に出かけることがビジネスのやり方の一部です。 いくつかの会社はまた彼らの顧客のためにチケットを作って旅行する。 しかし、監督がなければ、これらのコストは容易に制御できなくなる可能性があります。

旅行中の食事や飲み物の購入については、ストリップクラブやカジノなど、1人あたりの使用量や不適切と思われる場所についてのガイドラインなど、明確なポリシーを設定する必要があります。

航空券

航空運賃は最も管理された経費の1つである場合もあります。 早めにチケットを購入し、乗り継ぎでフライトを利用し、特定の航空会社を優先するのではなく、最も運賃の安い航空会社を利用すると、大幅なコスト削減につながります。 自分で航空券を予約する従業員は、自分の航空券を購入する方法に対するあなたの期待を知る必要があります。

あなたが購入をする前に従業員に経営上の承認を得ることを要求することによってあなたは監視を行使することができます。 一部の管理者は、従業員が最も適切な運賃を選択していることを確認するために、オンライン割引旅行Webサイトからそのルートの複数の運賃の一覧を印刷するよう従業員に要求します。

包括的な監視

プロセスを合理化し、従業員の負担を軽減し、より強力なコスト監視を達成するために、企業は旅行予約を一元管理することを選択することがよくあります。 これには2つの選択肢があります。社内に持ち込むか、出張旅行代理店を使用するかです。

1人または2人で社内のすべての航空運賃、ホテル、レンタカーを手配することで、管理者の細かい管理下に置かれます。 それがあまりにも面倒であるか従業員の時間の不適切な使用であるならば、会社が彼らのビジネス旅行のための最良の取引を見つける手助けを専門とする旅行代理店があります。 購入をする前に、代理店は承認のために適切なマネージャに電子メールを送ります。 いくつかのケースでは、企業は専門家の掘り出し物狩猟の専門知識によりよく頼るようにします。