エグゼクティブアシスタントインタビューで尋ねるべきよい質問

適切なエグゼクティブアシスタントは、忙しいプロにとって非常に貴重な資産です。この役職にいる人は通常、スケジュールを管理し、電話で直接ゲートキーパーとして機能し、理事会やボランティアグループの管理に役立ちます。また、エグゼクティブアシスタントは会議に数分かかり、企業の連絡文書やプレゼンテーションを監督し、事務職務を担当します。この仕事にふさわしい人を見つけることは不可欠な仕事です。面接中に適切な質問をすることは、役員と彼の潜在的な助手が適しているかどうかを判断するのに役立ちます。

性格の特徴付け

彼女が自分の性格をどのように特徴付けるのか、求職者に尋ねます。彼女は外に出て責任を引き受けて状況を引き受けることができるのでしょうか、それとも彼女は内気で控えめなのでしょうか。この質問は、候補者があらゆる状況の最上位にいるゴーゲッターなのか、特定の指示に従うことを得意とする静かで効果的な個人なのかを理解するのに役立ちます。

コミュニケーションスキル

エグゼクティブアシスタントは、上司に代わって他の人々を管理する必要があります。これは、怒っている従業員をひっくり返したり、怒っている顧客に対処したり、ベンダーから苦情を申し立てたりすることを意味します。仕事の見込み客に、困難な人々の対処方法を尋ねます。彼らは自分自身を怒らせるのでしょうか、それとも状況を静かに拡散させる能力を持っているのでしょうか。この質問は、潜在的なエグゼクティブアシスタントが他の人とどのように対話するかを評価するのに役立ちます。

電話スキル

エグゼクティブアシスタントは通常自分の上司に電話をかけます。求職者に、複数回線の電話やボイスメールシステム、電話会議の設定、部署間の転送など、どの程度快適であるかを尋ねます。これはあなたに候補者の技術的能力のより良い理解を与えるでしょう。

組織

見込み客全員に組織プロセスを定義するよう依頼します。彼らはリストを作成し、優先度の高いものから低いものへと作業を進めますか？彼らはどのようにしてファイリングシステム、コンピューターファイル、書類を整理しますか？これらの質問をすることで、潜在的な求職者のスキルだけでなく、彼の組織システムを構築する際の精神的プロセスについても、より良いアイデアが得られます。

コンピューターに精通している

今日のエグゼクティブアシスタントは、彼女の役割に効果的であるためにはコンピュータに精通している必要があります。候補者にコンピュータのスキルが優れているかどうかを尋ねるのではなく、オペレーティングシステム、プログラム、アプリケーション、ソーシャルメディアツールの知識や使用方法など、コンピュータに関する特定の知識を定義するように依頼します。

一般的なタスク

求職者に平凡な仕事をすることについてどう思うか尋ねます。エグゼクティブアシスタントはしばしばランチオーダーを取り、コーヒーを配達し、材料を拾い上げそして降ろし、企業の贈り物を選び、旅行の手配をし、そして礼状を書くように求められる。これらのまたは他の適用可能なタスクのいずれかが彼らの仕事の説明の一部として彼らに受け入れられるかどうか潜在的な候補者に尋ねます。