プロセスマッピングガイド

プロセスマップ、またはフローチャートは、中小企業の所有者が、作業がどのように行われているか、および改善によって効率が向上し、無駄やフラストレーションが軽減されるかどうかをよりよく理解するのに役立ちます。 既存のプロセスのそのようなチャートを作成することは、プロセス改善方法論における一般的なステップですが、それを単独で使用したとしても、プロセスマッピングから利益を得ることができます。 プロセスマップは、従業員が詳細と期待を確実に理解できるようにするために、新規または変更されたプロセスをどのように実行するかを示すこともできます。

基本情報

プロセスが現在どのように実行されているかについての情報を取得するには、通常は手法を組み合わせて使用​​するのが最善です。 作業者に自分のステップを順番にリストし、ステップを変更させるような状況を説明するように依頼します。 プロセスを観察し、何が行われているのか、またどのように行われているのかを記録します。 労働者を集めて収集した情報を確認し、詳細を尋ね、ギャップや矛盾があればそれを明確にします。

シンボル

規則に精通している人なら誰でもあなたのプロセスマップを読み、あなたのプロセスの基本的な理解を得ることができるように標準のプロセスマッピングシンボルを使用してください。 長方形は基本的なプロセスステップを表し、通常は人または機械が実行する単一のアクションです。 菱形を使用して決定点または選択点を示します。後続の手順は特定の条件によって異なります。 他の形状は、開始点と終了点、別のページへの継続、および関連する文書や機器を表します。

作り方

紙またはソフトウェアのレイアウトの左上に最初のステップを置くことによってあなたのプロセスマップを始めてください。 お望みであれば、プロセスの始まりを示す丸みを帯びた長方形の形を前に付けることができます。 各ステップには、実行したアクションを説明する簡単なフレーズを付け、プロセスの流れの方向を示すために、最後に矢印の付いた線を使用してプロセスステップを接続します。 各ステップと決定点をフローチャートに組み込み、ページを上下に移動します。 場合によっては、プロセス内の各ステップおよびステップ間の遅延にかかる時間を追跡し、この情報でフローチャートにラベルを付けることで恩恵を受けることができます。

分析

プロセスマップを確認するときは、手直し、ボトルネック、エラーの可能性など、非効率な兆候に注意してください。 また、作業者がプロセスステップが異なる人々によって、または特定の状況下では異なる方法で行われていることを示すときにも注意を払う。 複雑さを増して標準化を減らすのではなく、このバリエーションがプロセスに価値を追加することを確認してください。 プロセスマップを正確に確認するために、プロセスを実行する個人にプロセスマップのレビューを依頼することを忘れないでください。

変奏曲

より複雑なプロセスや特別な状況では、特殊なタイプのプロセスマップを使用することをお勧めします。 たとえば、プロセスに個人間またはグループ間で多数のハンドオフが含まれる場合は、プロセスの各ステップを実行している人を強調する展開フローチャートまたは機能横断型のフローチャートを選択することができます。 プロセスのうち非効率を表す部分を描くことに特に興味がある場合は、機会フローチャートを作成して、無駄を表すものから価値を高めるステップを分離することができます。