イベントコーディネーターはどのように就業日を過ごしますか？

予想外を期待する。 それはすべてのイベントコーディネーターのモットーかもしれません。 ほとんどのイベントプランナーは、典型的な日のようなことはないと同意します。 ロサンゼルスの認定スペシャルイベントプランナー、Carol Rosenに聞いてください。 ある日、ローゼンは新しいベンダーとつながります。 次に、彼女はイベント契約を立てています。 幅広い機能と絶え間ない締め切りにより、この分野は急速で要求の厳しいものです。 カンザス州サリナのマスターブライダルコンサルタントでArtful PartiesのオーナーであるLou Ann Dunnは、次のように述べています。「要するに、その日の時間が足りず、その日の週末も十分ではありません」。 しかし、ストレスは価値があります。 イベントプランナーは、クライアントに彼らの夢のようなイベントを提供することよりももっとやりがいがあるとは言いません。 US News＆World Reportによると、イベントプランニングは今現在行われている最高の職業の1つです。 米国労働統計局の数字は雇用の安定性を示しており、会議とコンベンションプランナーの雇用は2008年から2018年の間に合計16％の成長を見込んでいます。

日常的なタスク

イベントプランナーはオフィスで多くの時間を費やします。 ローゼンにとって、それはベンダーやクライアントとのコンピュータや電話での長時間、契約、生産スケジュール、間取りなどの詳細を打ち出すことを意味します。 ローゼン氏は、自分の仕事をしたい、または自分の好みのリストに載せたいベンダーから「たくさんの、たくさんの」電子メールを受け取り、それらをネットワーキングや教育関連の資料に言及しながら毎日過ごしていると語った。 事務局からは、イベントコーディネーターがイベントの場所の調査や選択、ケータリングなどのサポートサービスの手配、イベントのための電子通信の設定、施設やサプライヤーとの契約交渉、イベント費用を予測する予算の作成なども行います。

不在時の仕事には、イベント関連の用事を実行したり、会場や写真家、仕出し業者や花屋などのベンダーとの関係構築会議を開くことが含まれるかもしれません。

アイデア開発も仕事の一部です。 大きなイベントのカウントダウンを作成していないとき、サンフランシスコのRosecrest Special Eventsで認定イベントプランナーを務めるTiffany Kleinは、雑誌、インターネット、美術館、レストラン、ブティックで装飾、ベンダー、会場のアイデアを探していると語った。 「私は、各当事者がひねりを加えるのが好きです。同じことを2回行ったことはないと思います」とクライン氏は言います。 イベントが保留になっている場合、クラインはメニューの確認、花屋や仕出し業者との会話で土壇場での詳細の解決、照明の固定、パーティの好意の作成、バレットパーキングやコートチェックの手配など、さまざまな作業を行っています。 「カクテルの時間帯に演奏されるジャズバンド、あるいはオクトーバーフェストパーティーで開催されるヴィンテージのドイツのビールコースターやビールのスタジアムなど、細部にわたることです。パーティーを特別なものにし、ゲストにとって記憶に残るものにします。」

クライアント会議

クライアントと集まることは、イベントコーディネーターの仕事の大部分です。 ローゼンは、「リラックスした、しかしプロフェッショナルな雰囲気」で彼女のホームオフィスでクライアントと相談するために「ミーティング日」を予定しています。 彼女は1日に2つの会議に出席し、それぞれの間にイベント関連のファイルを整理します。 彼女は特に、変わった、または非現実的なことを要求するクライアントと一緒に仕事をすること、およびその機会を実現する方法を見つけることを楽しんでいます。 例えば、彼女はかつて予算が小さい花嫁とステージ4の癌を持つ母親のために7週間で結婚式を作りました。 母親は娘の結婚式で踊るためにそこにいて、数週間後に亡くなりました。 「ちょっとした奇跡を起こすことができる以上のものは何もありません」とRosenは言いました。

しかし、クライアントと仕事をすることが必ずしも計画通りに進行するとは限りません。 ウォークイン、または約束なしに立ち寄る見込み客を期待してください。 「ウォークインは1日を破壊する可能性があります」とダンは語った。 「ウォークインを処理する方法の判断です。 潜在的な顧客を見送ることは非常に困難です。 しかし、その一方で、あなたはあなたとあなたのビジネスにとって何が最善なのかを決定しなければなりません。 それは経験豊富なイベントプランナーであることが役立つところです。」

ショータイム

イベントコーディネーターのためのクランチタイムはイベント中に来ます。 各イベントに備えて、食料品、照明、展示ブースなどの自動販売製品の配達と設定を監視し、出席者の登録と名前バッジの発行を支援するプランナーがいなければなりません。 彼らは、イベントへの往復の交通手段を手配し、出席者が宿泊施設を予約する手助けをします。 やるべきことのリストにもあります：十分な座席と視聴覚機器があるかどうか、会議室をチェックし、イベントが火災や労働の規制に従うことを確認する。 コーディネーターは、イベントがクライアントの目標を達成したかどうかを評価する必要があります。多くの場合、参加者の経験についてのフィードバックを求める調査を通じて行われます。 ショーの後、プランナーはイベントの費用と利益を比較して、費用が価値があるかどうかをクライアントが判断できるようにします。 クラインにとって、イベントの日は彼女のケーキの上のアイシングです。 「教室、食堂、裏庭がパーティーに変身したのを見るのは本当に楽しくて喜ばしいことです」と彼女は言った。

物理的な要求

9時から5時までのスケジュールを期待しないでください。 計画担当者は、週に40時間を超える時間をかけて大規模なイベントにつながる可能性があります。 イベント中は、午前5時から真夜中まで時間がかかることがあります。 週末も同様に一般的です。 ミーティングやトレードショーのコーディネーターは、何時間も立ったり、歩いたり、物を持ち上げたりすることにしばしば直面します。 結婚式を専門とするRosenにとって、プレッシャーは大きな見返りをもたらします。「最大の喜びは、誰かが彼らが想像していた通りに、そしてすべての要素がシームレスに集まる場所で社会的イベントを起こすのを助けることです。」