管理アシスタントの使用説明書の書き方

管理アシスタントは、オフィスに備品を保管しておき、予定や会議をスケジュールし、必要に応じて電話に答えることで、役員やその他のスタッフを適切に対応させます。あなたのビジネスのために働く管理アシスタントはあなたが彼らのために書く取扱説明書と同じくらい良いです。このマニュアルはあなたの会社の期待を詳しく述べて、そして気候と文化を説明します。それを使用して、特定のタスクを実行する方法を説明し、行動規範をレイアウトします。

取扱説明書の表紙を作ります。マニュアルに、「管理アシスタントマニュアルとハンドブック」などの簡単なタイトルを付けます。送付状にあなたの会社の名前と住所を記入してください。

2ページ目に目次を作成します。マニュアルに記載されているすべてのトピック（「電話への応答とメッセージの受信」、「口述と転記」、「事務用品の注文」など）をリストします。リストしたトピックは、管理アシスタントの責任によって異なります。タスクの実行に関する指示に加えて、「欠席ポリシー」、「休憩」、「給与と給与」、およびアシスタントが従業員として必要とするその他の関連情報などの内容を含めます。

各トピックの見出しを作成します。

箇条書きまたは番号付きリストを使用して各タスクの手順をリストし、アシスタントがタスクの進行状況を明確に確認できるようにします。そのタスクに関する予備知識がないと仮定します。たとえば、文書を入力するためにワープロプログラムを開くようにアシスタントに指示します。

各タスクを実行する方法を説明するために明確な言葉を使用してください。たとえば、電話に応答する方法をアシスタントに指示するために、「こんにちは。[ビジネス名]に電話をかけていただきありがとうございます。これは[あなたの名前]です。メッセージを受信するとき、または通話を他の人に転送する前に、通話から収集する必要がある情報をリストします。たとえば、アシスタントは、発信者の名前、発信元、および通話の目的を書き留めます。

取扱説明書を保存して印刷します。用紙の左側に穴をあけてから、バインダーに差し込みます。

あなたが必要とするアイテム

コンピュータとワープロソフト
プリンター
紙
穴あけ器
2インチ3リングバインダー

先端

必要に応じて修正して再印刷できるように、取扱説明書のバックアップコピーをコンピュータに保存しておいてください。

秘書および行政助手のための2016年給与情報

米国労働統計局によると、長官と行政助手は、2016年に平均年間給与38, 730ドルを稼いだ。ローエンドでは、秘書と行政助手は25パーセンタイルの給与30, 500ドルを獲得しました。つまり、75％がこの額より多くの収入を得ました。 75パーセンタイル給与は48, 680ドルです。つまり、25パーセントの収入があります。 2016年には、米国で3, 990, 400人が秘書および行政助手として雇用されています。