顧客へのクレジットホールドレターの書き方

顧客が自分の請求書を支払わずに、その後もあなたの会社でクレジットを使用し続ける場合は、中小企業のオーナーが立ち​​入り、行動を起こすことが必要です。 顧客が30日を超えて支払いをしておらず、支払いまたは照会の要求に応答していない限り、事業主は問題が解決するまで自分の信用を保留することができます。 この決定を書面で顧客に通知する必要があります。

1。

口座番号と状況を参照してください。 あなたの顧客の参照用にあなたのコミュニケーションに口座番号を含めなさい。 あなたが支払いを何度か要求したが彼女はまだあなたに返事をしていないことを彼女に思い出させなさい。 このセクションにあなたの会社に支払われるべき金額をリストしなさい。

2。

彼の信用が現在保留中であることを丁寧に彼に知らせます。 このような状況のためにあなたはもはやあなたの事業所で彼に信用を貸すことができないことをあなたの顧客に説明しなさい。 たとえあなたがその特定の顧客に憤慨していても、あなたの文言に専門的になりなさい。 これは「事実」の手紙です。

3。

問題に対する解決策を含めてください。 顧客に問題を認識させたので、問題に対する彼女の解決策を提示します。 彼女が負っているものに全額支払いをするために、通常手紙を受け取ってから一定の日数以内に、特定の時間を設定します。 彼女がこれをしたら、保留が解除されることを彼女に知らせなさい。

4。

あなたの立場を説明してください。 顧客はビジネスを顔のない企業と考えることがよくあります。 あなたは彼の信用を保留したくないが、現時点では他に頼りがないことを説明する。 礼儀正しくして、状況が単純に続くことができなかったことを彼に知らせなさい。

5。

積極的に手紙を終わらせなさい。 顧客を爆破するのではなく、あなたが彼が問題を訂正し、支払いの失敗が単に見落としであったことをあなたが肯定的であるというステートメントで手紙を締めくくります。 それは真実からは程遠いかもしれませんが、それが単純な誤解であった場合には、顧客は疎外されないでしょう。