議事録を合法的に書く方法

営業会議の議事録は、あなたがファイルに保管しなければならない法的文書です。これは特に企業に当てはまりますが、会社をどのように組織化したかにかかわらず、訴訟を弁護したり、内国歳入庁に経費を説明したり、著作権侵害の主張を支持したりするためには数分かかる場合があります。今後のニーズに合わせて会議メモをファイルに残すことができるように、規則正しく整理された方法で議事録を取るように誰かを割り当てます。

1。

会議のトピックを示す見出しを書くか入力します。たとえば、「新製品戦略について話し合うためのミーティング」と書くことができます。日時を含めます。「3階の会議室」や「弁護士の役員、James Smith、Esq」などの会場のリストを表示してください。住所を含めます。物理的に存在する人だけでなく、電話会議またはビデオ会議を通じて電子的に参加する人の名前も付けます。

2。

会議が注文のために呼ばれる時間と誰がそれを呼んだかを述べなさい。これは会議が正式に始まったことを示しています。これはちょっとしたことのように思えるかもしれませんが、実際には状況によっては不可欠なこともあります。たとえば、会議が命令される前に誰かが決定を下した場合、その決定は公式の会議の一部ではなかったため、経営陣によって承認されていないと会社は主張できます。

3。

定足数が満たされたことを示すメモを書きます。理事会の会議でも部署の会議でもメモを取るかどうかにかかわらず、会議を公式にするのに十分な数の出席者がいるかどうかを述べます。この数字は、会社の付則または規定の方針からきています。

4。

ビジネスアイテムに関するすべての議論についてメモを取ります。議論が何であったのか、どのような結論に達したのか、誰が反対したのか、そして決定後にどのような行動が示されたのかを説明してください。出席者が投票した場合は、投票の結果を記録し、誰が投票に反対して投票したかを示します。討議の結果、何の行動も取られるべきではないが、その後の会議でこの問題について議論されるべきであるという合意が得られた場合は、その合意を慎重に記録する。

5。

「会議が延期された」と書き、会議が終了した時間を与えます。議論されていない残りの事業を示します。これらは会議の公式な部分ではないため、延期後に発生した会話は録音しないでください。