バーチャルミーティングエチケット

バーチャルミーティングの長所は、参加者が同じ場所にいなくてもプロジェクトやその他の問題に出合って話し合うことができることです。時間の限られた人や遠くにいる人がカレンダーをクリアしたり出張を予約したりすることなく会議に参加できるため、仮想会議は中小企業にとって大きなコスト節約になります。しかし、全員をつなぐのは簡単かもしれませんが、生産的でプロフェッショナルなバーチャルミーティングを開くのは難しいかもしれません。

技術

必要な調整を行うための時間を確保するために、使用するテクノロジが会議の前に適切に機能することを確認してください。会議は仮想的ですが、参加者は参加するまでにまだ時間がかかる必要があります。テクノロジが正しく機能していることを確認しないと、一部の参加者が除外されたり、時間を無駄にすることに怒ったりする可能性があります。テクノロジが正しく機能し、音声とビデオの信号が明確であることを確認するために、友人や同僚と別のオフィスでテスト会議を行います。静的な音声と途切れたビデオは、何人かの参加者が会議に参加するのを妨げます。

設定

あなたは事実上会議を行っていますが、あなたはプロの立場から参加するべきです。自宅や公共の場所から参加する場合は、静かでプライベートな空間を見つけ、テレビと音楽をオフにします。可能であれば、会議を中断しないように、他の人に子供やペットを常駐させてもらいます。ソファやベッドの上でくつろいでいるのではなく、オフィスに行く場合と同じようにプロ並みの服装をし、机や椅子に座ってください。

参加

仮想の会議に参加することは、コンピュータのモニタから視覚的な信号を読み、他の誰かが話す予定があるかを判断するのが難しい場合があるため、従来の会議よりも難しい場合があります。会議を主導している場合は、質問を特定の参加者に向けることによって、各参加者が貢献する時間があるように設計します。会議の規模も制限します。参加者の数が少なければ少ないほど、全員が参加し理解しやすくなります。会議中はマルチタスクを避けます。電子メールをチェックしたり、他のプロジェクトで作業したりすることは、仮想会議中は魅力的ですが、完全に参加することはできません。