現金支払いシステムとは何ですか？

すべての中小企業には、会社の現金支払いを効率的かつ安全に処理する現金支払いシステムが必要です。 買掛金、または買掛金は現金支払いと密接に関係しており、ほとんどの取引は現金支払いが行われたときに買掛金を介して処理されます。 適切な文書化は効果的な現金支払い機能の一部であり、すべての現金支払いは会社の財務記録に記録されなければなりません。 優れた内部統制の存在は現金支払いにおいて重要であり、正当な取引に対して現金が確実に支払われるのに役立ちます。

買掛金管理機能

買掛金機能は、会社の仕入先への支払いと債権者の取引の承認を担当します。 取引に関する補足文書が存在する場合にのみ、買掛金は支払のために取引を承認します。 売掛金は取引の承認に必要な事務処理と一致するため、詐欺的または無効な取引の支払いを防ぐために、仕入先または債権者への実際の支払いを記録しないことが望ましいです。

取引文書

ほとんどの現金支払いは請求書支払いです。 例えば、在庫品が購入されるとき、取引に対する支払いが行われる前に、取引は購入注文書および商品受領の証明と共に請求書を持つべきです。 サービスの場合、請求書には、当事者間の業務上の合意について詳述した契約を参照する必要があります。 文書の欠落は、商品やサービスの未配達、不正行為などの不完全な取引の兆候である可能性があります。

トランザクション記録

あなたのビジネスが特定の価格で有価物を購入または受け取るとき、それは負債または現金口座への貸方として記録されます。 負債として計上された信用取引は将来の日付に支払われ、必要な書類が受領されると負債が引き落とされ、支払金額について現金が引き落とされる。 財務記録への取引の記録に続いて、仕入先に対して発行された小切手または電子支払いが作成されます。

内部統制

現金支出における適切な内部統制は、現金の損失を防ぐために重要です。 理想的には、無効な取引の支払いを防ぐために、購買担当者が現金支払いを担当してはいけません。 職務のこの分離はあなたの現金口座を保護することができます。 あなたのビジネスがこの取り決めには小さすぎる場合、買掛金に関与していない従業員は毎月あなたの銀行口座を調整し、現金支払いが有効な取引であるかどうかを評価するために現金支払いのランダム監査を実行しなければなりません。