ビジネス会議への招待を正式に受諾するための書き方

会議出席依頼に迅速かつ正確に対応することは、ビジネスを行う上で不可欠な部分です。会議の計画は困難な場合があるので、素早い回答は主催者と他の参加者の両方に敬意を表します。あなたが承諾している場合は、他の受取人があなたが承諾していることを理解できるように、またあなたが会議の準備に必要なすべての情報を持っていることを確実にするようにあなたの応答をはっきりとしなさい。

応答する前に確認する

会議の招待状を注意深く読み、自分のカレンダーを再確認するには1、2分かかります。あなたが後で撤回する必要があるという確認を送った場合、これはあなたが非専門的に見えるようにすることができます。あなたが会議を開くことができるかどうかわからない場合は、説明とあなたがあなたが参加できるかどうかを知っているときに日付で迅速に返信してください。これにより、送信者は自分がメッセージを受信したことを知ることができ、送信者が必要な物流を調整するのに役立ちます。

例：

この会議に私を含めてくれてありがとう。 私が参加できるかどうかをあなたに知らせる前に、いくつかチェックしておく必要があります。 私は明日のEODまでに私の応答を確実に送信するでしょう。

出席の詳細を確認する

あなたが出席する予定であれば、あなたのメッセージの冒頭でそう言ってください。そうすれば、会議の主催者はあなたのコミュニケーションを掘り下げる必要がなくなります。時間や場所などの物流の詳細を確認することもお勧めです。

例：

私は会議に出席する予定ですが、詳細を確認するために - 私たちは6日の角にあるRoy's Coffee Shopと、来週の8日木曜日の午後3時にウィルソンに集まる予定です。

先端

会議の場所があなたのオフィスにも会議の開催者のオフィスにもない場合は、通り、交差道路、そしておそらくあなたが出会う場所の正確な住所に注意して、あなたの返答の正確な場所を明確にしてください。大規模なチェーンのコーヒーショップやレストランでは、狭い地理的領域内や同じ通りに複数の場所が存在する可能性があることに注意してください。

潜在的な競合についての情報

会議に出席できない可能性がある場合は、出席予定を確認した後にこれに言及してください。これは礼儀正しいことであるだけでなく、会議の計画者に、誰もが参加できると確信しているときに会議を再スケジュールするかどうかを決定するのに役立つ情報も提供します。電話会議ソフトウェアを使用してリモートから会議に参加するなど、直接参加する代わりの方法も提供できます。

例：

私の計画は会議に出席することですが、私は家族の事情のために私がキャンセルしなければならないかもしれないという小さな可能性があります。 キャンセルする必要がある場合は、できるだけ早くお知らせします。 代わりにスケジュールを変更した方が賢明だと思われる場合は、都合のよいときにすぐにお知らせください。代わりに、Skype経由で参加することもできます。 どう考えているか教えてください。