人事がW-4を説明するための最善の方法

W-4フォームに正しく記入し、それらをタイムリーに給与管理部門に提出するのは、従業員の責任です。 しかし、このフォームは混乱を招く可能性があるため、人事担当者がすべての新入社員にフォームに正しく記入することの重要性を説明しておくことが最善です。

トレーニング方法

複数の従業員が同時に雇用されている場合は、フォームをすべての従業員に同時に説明できます。 彼らが異なる時間に雇われている場合は、別々にそれらのそれぞれにフォームを説明してください。 電子チュートリアルやハードコピーのマニュアルだけに頼るのではなく、個人的に情報を伝えます。 これにより、従業員は現場で質問したり回答を得たりすることができます。

手当

W-4に手当の重要性を伝えてください。 手当が課税所得を下げることを説明し、彼らが権利を超えると主張するならば、彼らは内国歳入庁が課税時に来ることになってしまう可能性があります。 ワークシートのH行目と最終的にはW-4の従業員の源泉徴収手当証明書セクションの5行目の正確な合計に到達するには、各従業員と一緒に個人手当ワークシート・セクションのA行目からG行目を通過します。

提出ステータス

提出ステータスが源泉徴収に与える影響を述べてください。 単一の地位が最高の課税対象であり、既婚の地位が最低です。 結婚している従業員が、自分とその配偶者の両方が働いているためにより多くの税金を差し控えたい場合は、「結婚しているがより高い単価で留保する」オプションを選択できます。 彼は源泉徴収手当証明書の3行目で適切な申請状況を確認する必要があります。

源泉徴収の免除

従業員が源泉徴収の免除を請求できる条件と、資格がある場合はそのフォームへの記入方法を伝えます。 2013年現在、他の誰かがその納税申告に従属していると従業員を主張できる場合、および従業員の収入が1, 000ドルを超え、350ドルを超える未収所得を含む場合、彼女はフォームの7行目で免除を主張できません。

2ページ目

一部の従業員はW-4の1ページ目のみを記入する必要があるかもしれませんが、他の従業員も2ページ目に記入する必要があるかもしれません。 2ページの控除と調整を請求するための条件を説明します。これは、ワークシートのH行目と最初のページの5行目で従業員が請求する金額に影響します。 雇用主が複数の仕事をしている場合、または彼らとその配偶者が仕事をしている場合は、両親と複数の仕事のワークシートに記入する必要があります。

W-4の結果

フォームに誤って記入したり、提出しなかった場合のペナルティを説明してください。 前者の場合、手当の数が多すぎると、IRSが従業員の源泉徴収の正確性を確認し、源泉徴収を正しい金額に変更するためのロックインレターを送付する可能性があります。 後者の場合は、従業員がフォームを提出するまで、手当がゼロの単一ステータスの最高課税額で控除する必要があります。 また、IRSはW-4に虚偽の情報を載せた従業員に500ドルの違約金を課す可能性があります。

検討事項

従業員に毎年W-4を見直し、必要に応じて、変更を希望する給与計算に間に合うように新しいW-4を提出するように奨励します。 IRSオンライン源泉徴収計算機を参照してください。これにより、連邦所得税の過大支払や過少支払が行われないように、フォームに正しく記入することができます。