スキャンのための文書準備

文書をスキャンすると、蓄積した文書をコンピュータで検索可能なデータベースに変換できます。 契約書などの記録をスキャンすることで、文書の保管費用を削減できることや、スキャンした文書をWeb上で提供したり、顧客に購入したりすることが可能になる場合があります。 スキャンのために文書を準備するには、少し計画を立てる必要があります。

何をスキャンする

最初の準備要件は、何をスキャンするのか、そして何の目的のために選択するのかということです。 法的要件があるかもしれません。 たとえば、学区や刑事裁判所システムを扱う精神科医は、特定の識別情報を削除して患者の評価をスキャンする必要があります。 法的文書では、署名ページまたは宣誓供述書を文書に付随する送付状としてスキャンする必要がある場合があります。

機械的要件

スキャナーには大きく2つのカテゴリがあります。フラットベッドスキャナー（製本本、アート作品や青写真のスキャニングに適しています）とシートフィードスキャナーです。 シートフィードスキャナは、一度に1ページの片面しかスキャンできません。 これが多くの場合必要なことすべてです。 綴じられていない本のページをスキャンするには、枚葉紙スキャナは両面印刷する必要があります - シートの片面をスキャンし、それを裏返し、もう一方の面をスキャンします。 シートフィードスキャナをロードするときは、すべてのページをゆっくりと見て、ページがメカニズムを通してフィードされるときに裏返しになる可能性があるステープル、テープタブ、または付箋などのページを探します。

物理的な準備

スキャンの法的理由およびビジネス上の理由が判明したら、次の要件は物理的な準備です。 物理的な準備の種類は使用するスキャナーによって異なりますが、非常に単純なものから枚葉式スキャナーに送る前にばらばらのページのステープルを取り除くことから複雑なものまで、さまざまな小さな文書を裏紙に貼り付けるにじみを軽減し、フラットベッドスキャナーでそれらを実行するためのボード。 原稿は丸まっていたり、しわが付いていない状態で平らに押してください。 フラットベッドスキャナーのテキストのコントラストを上げようとしている場合は、スキャンするページの後ろに、厚紙の裏紙のようなニュートラルグレーの裏紙を置くと効果的です。

OCR処理要件

光学式文字認識では、形状認識を使用して辞書から単語を検索して照合します。 OCRの文書準備は、元の文書のコントラストに焦点を合わせることから始まります。 酸の含有量から黄ばんでいる紙の上の古い文書のために働くことができるトリックは、重い紙ストックの上にハイコントラストのコピーを作ることです。 物理的および機械的な面では、ほとんどのOCRスキャンはばらばらのページを対象としています。また、わずかな角度でスキャンするとエラー率が高くなる可能性があるため、ドキュメントフィーダで確実に平方されることも重要です。 OCRがどれほど優れていても、スキャン結果の校正に時間をかけたいと思うでしょう。そしてそれは必要な時間に割り当てられるべきです。