非営利団体向けの文書保存および破棄ポリシー

包括的な文書の保存と破棄の方針は、単なる健全な商習慣以上のものです。 また、非営利ビジネスが連邦および州の法律と勧告に完全に準拠していることを確認することも重要です。非営利団体によっては、混乱を招く可能性があります。 州法が異なるため、内国歳入庁が非営利事業に文書の保存を義務付けることを勧告しているがそれをやめるには及ばず、2002年のサーベンスオクスリー法では具体的に2つの条項で非営利を対象としている。

サーベンスオクスリー法第1102条

サーベンスオクスリー法の第1102条は、公的調査でレビューされている、またはレビューの対象となる可能性のある文書の破棄を明確に禁止しています。 ただし、文書や保存スケジュールに関する詳細は含まれていません。 最善のアイデアはあなたの文書の保存と破壊の方針を起草する前に非営利の弁護士に相談することです。 サーベンスオクスリー法に関する情報をあなたに提供することに加えて、弁護士はあなたの州に適用されるかもしれない法律に関する情報を提供することができます。

ドキュメントの保存について

ポリシー指令は、文書のハードコピーと電子メールで保管された電子メールを含む情報の両方に関係する必要があります。 通常3年から永久保存までの保存期間は、ドキュメントに格納されている情報の種類と重要性によって大きく異なります。 たとえば、一般的な連絡文書、ボランティア記録、雇用申請書および発注書の保存スケジュールは、通常4年以内です。 会計記録、銀行取引明細書、請求書および寄付文書は通常10年間保存しなければなりません。 定款、保険書類および税書類は永久に保存されるべきです。

業務記録の廃棄

法律や勧告を遵守することの混乱を招く側面は、文書の保存に関する豊富な情報がありますが、特に文書の破棄に関する情報ははるかに少ないということです。 代わりに、保護された健康情報の処分のために保健社会福祉省によって提供されるようなガイドラインに頼り、それを含みます。 たとえば、文書のハードコピーを本質的に判読不能、判読不能、廃棄前に復元できないようにするだけでなく、ゴミ箱やごみ箱は一般の人がアクセスできない場所に配置する必要があることを示す指令を含めます。 他の選択肢は、処分業者と契約することである。 電子的に保存された情報を処分するための指令には、専用のソフトウェアを使用してデータを上書きまたは消去すること、あるいはデータが保存されているメディアを破壊することが含まれます。

文書の保存と破棄のポリシーを作成する

包括的な方針は、方針の目的、目的、目標を特定することから始まります。 定義セクションでは、ポリシーが関連するドキュメントの種類を明確に識別し、「ドキュメント」、「細断処理」、「削除」などの一般的な用語を定義します。古い情報を見直して破壊する。 最後のセクションでは、文書のドラフトを扱う手順について説明し、その概要を説明します。 また、ほとんどの場合、従業員が参照できる表を含めてポリシー情報を要約しています。