ビジネスの世界での誤解のためのEメールエチケット

電子メールはオフィスのコミュニケーションには便利な手段ですが、その入手の容易さと頻繁な使用は誤解をほとんど避けられません。 最も注意深く作成された善意のメッセージでも誤解を招く可能性がありますが、適切なエチケットを使用すると、電子メールの効果が効果的な配信に変わり、視聴者に印象を与えることができます。

間違いを認める

完璧な人は誰もいないので、職場では必然的にミスコミュニケーションが発生します。 人間の本性があなたのメッセージを傍観し、あなたのコミュニケーションスタイルを守るために誘惑したままにするかもしれませんが、エチケットはあなたがすぐに過ちに立ち向かうべきであると命じます。 たとえあなたが、あなたが申し訳ないと言ったコミュニケーションを謝罪するのが不快だと感じたとしても、申し訳ないと言うことは、ミスコミュニケーションの結果として気分を害する、侮辱される、または一般的に不快な受取人との橋渡しをするのに役立つ。

明らかにする

電子メールの誤解を謝罪した後、あなたの意図を明確にする機会を利用してください。 明確化へのあなたのアプローチは、他の良いコミュニケーションと同様に、あなたの聴衆に合わせて調整されるべきです。 大規模なEメール配信リストに送信された誤解については、信頼できる同僚によって校正された慎重に作成されたフォローアップEメールが、オーディエンスが意図したメッセージを正しく受信するために役立ちます。 小規模な配布では、対面コミュニケーションが正しいメッセージを確実に受信するのに役立ちます。 さらに、あなたがあなたの聴衆から受け取る即時の口頭および非口頭のフィードバックは、彼らが理解するかどうかを判断するのを助けることができます。

正しくする

顧客や顧客とのコミュニケーションが誤っている場合、エチケットはコミュニケーションエラーを補うために追加の対策を講じるよう求めます。 追加の手順は状況の厳しさによって異なります。 たとえば、明確ではない単純な電子メールメッセージは、正式な謝罪とフォローアップの電子メールを要求するだけかもしれません。 顧客またはクライアントが誤解の結果として何らかの行動を取るか、または欲求不満を経験した場合、ある種の割引または無料のサービスが顧客の苦痛を和らげるのに役立ちます。 2011年に、ビジネスコーチのJane Pollakのペディキュアリストがテキストメッセージを送信しなかったため、その結果生じた誤解のためにPollakは時間を節約し、彼女が受け取ることができなかったペディキュアを求めて街中を駆け抜けました。 誤解を補うために、ポラックのペディキュリストは後で無料のペディキュアを提供しました。

検討事項

電子メールのミスコミュニケーションは職場では時折確かなものであるため、多くの従業員、管理者、さらには顧客でさえも時折のガフを見逃すことを望んでいる以上のものです。 誤解が受取人に影響を及ぼしているかどうかにかかわらず、エチケットは誤りの承認、謝罪および説明を最小限の行動として要求します。 エラーを修正するために余分なステップを踏むことはあなたがあなたの受取人から好意を得るのを助けることができるので、あなたは効果的に恥ずかしい間違いから回復するあなたの能力を示す機会として誤解を使うことができます。