電話会議のエチケット

中小企業は、電話会議を利用して、高価な対面会議を避けることができます。 これは、事業所から飛行機で飛行機に乗っているクライアントまたは顧客との会議を開催するのに特に役立ちます。 電話会議を介してクライアントと通信することは、非言語的なコミュニケーションおよびクライアントからの合図を見るという利点がビジネスにないため、直接のプレゼンテーションよりも困難になる可能性があります。 全体として、電話会議は時間とお金を節約することができる実行可能なオプションです。

電話の前に

電話会議中に良い印象を与えるために、中小企業は電話会議が行われる前にタスクのリストを完成させるべきです。 これには、電話をかけることができるオフィスの静かな部屋を広めることが含まれます。 通話に含まれるすべての人に快適に対応できるはずです。 好ましくは、これは、電話が真ん中にある円卓​​を含み、それによって誰もが電話から等しい距離になるようにする。 相手がはっきり聞こえないため、これはフレーズの繰り返しの厄介な時間を避けます。

通話中

電話会議のすべての参加者は、彼らの前に議題を持つべきです。 これで通話は軌道に乗ったままになります。 さらに、1人の人が電話のファシリテーターに任命されるべきです。 この人が主な話者となり、通話が件名と仕事に留まることを保証します。 ファシリテーターは、他の人が質問を話したり答えたりする前に紹介することもできます。 適切なエチケットは、顧客またはクライアントが電話会議で自分が話している相手を常に知っていることを意味します。

電話の後

メモを編集してクライアントに電子メールで送信するか、ファックスで送信することは、中小企業を代表するすばらしい仕草です。 それは顧客をフォローアップする理由を提供するだけでなく、それはまたサービスの上にそしてそれを越えて行きます。 これが起こることをクライアントに事前に知らせることによって、通話中に猛烈にメモを取る必要があるように感じたり、メモを取っている間会話に遅れないようにするための重要な情報を見逃したりすることを防ぎます。

参加者

電話会議の参加者全員に、電話会議中は適切な電話会議のエチケットを守るように通知する必要があります。 これには、不必要な動きを避けること、紙をさくわく鳴らすこと、順番を変えて話すこと、他人を妨害すること、そして通話中の飲食が含まれます。 中小企業の中には、会議中にプレゼンテーションを表示して、誰もが行う必要のあるポイントを認識できるようにするのが有利な場合があると考えるかもしれません。 これはまた、人々が互いの上で話すことを妨げ、それによって通話中の厄介な状況を回避することができる。

検討事項

企業は、電話会議に適切な機器が使用できることを確認する必要があります。 キャッチホン、およびオフィス間インターコムシステムを介してコールを中断する機能は無効にする必要があります。 各電話会議の前に、すべてが正しく機能していることを確認するためにシステムをテストする必要があります。 電話会議の準備ができていないと、中小企業でも他の部分のビジネスを効果的に処理できなくなるというメッセージが送信される可能性があります。 電話会議を行う際の準備は重要です。