給与計算システムの例

従業員には給与計算システムを使用して給与を支払う必要がありますが、使用するシステムの種類は給与計算のニーズによって異なります。 あなたの会社の規模と給与計算タスクに関するあなたの知識は、あなたが自動または手動システムを選ぶかどうか、あるいはあなたが給与サービスプロバイダーに仕事を引き渡すかどうかに関係があります。

社内自動化

自動またはコンピュータ化された給与計算システムは、人的資源および会計機能と統合されたスタンドアロンのソフトウェアまたは給与計算ソフトウェアであり得る。 勤務先サイトから、社会保障番号や住所などの個人情報を含む従業員の給与計算データと、給与、勤務時間、給与税、源泉徴収情報を入力します。 ソフトウェアはあなたが入力したデータに基づいて給与を計算し、ライブ小切手、直接入金およびペイカードによる支払いを可能にします。

自動計時システムでは、時間を給与計算ソフトウェアに入力できます。 給与計算ソフトウェアは、従業員の賃金から税金を差し控え、賃金飾り、補足賃金、税引前控除などの複雑な項目を計算します。 ソフトウェアを使用すると、特定の従業員給付を追跡し、給与計算記録と税務報告を印刷し、W-2処理を実行できます。 このシステムは、手動システムよりも効率と精度を向上させます。

給与計算サービス

給与計算サービスは外部システムです。 有料で、給与計算タスクをプロバイダに外部委託します。 あなたのニーズに応じて、プロバイダはあなたの給与税問題を含むあなたの給与全体を処理するか、あなたの給与のいくつかの側面を管理します。

給与計算会社は一般的にオンラインサービスを提供しています、そしていくつかは日曜大工アプローチを提供します：あなたが望むならあなたはあなたの携帯電話またはオフィスから給与計算を実行しあなた自身の給与を印刷します。 ソフトウェアを購入する代わりに、サプライヤのオンラインシステムを使用します。 他の給与計算会社はより限られたオンラインサービスを提供しています。 たとえば、サプライヤが給与計算全体を処理し、給与をあなたに転送している間に、サプライヤのシステムに従業員の勤務時間をアップロードするとします。 このシステムは時間とお金を節約し、賃金、時間、税の計算の誤りに対するペナルティを減らすのに役立ちます。プロバイダは一般にこれらの分野の専門家を持っているからです。 あなたはまだプロバイダの仕事を確認し、あなたがプロバイダのミスに対して責任を負う可能性があるので、給与問題について常に情報を得なければなりません。

手で

あなたの全給与を手で、または手動で処理することは、あなたが5人以下のような少数の従業員を持っている場合にはうまくいくかもしれません。 銀行小切手、文房具、記録管理のための給与計算書など、このシステムを確立するために必要なものはわずかです。 賃金と控除は手作業で計算しますが、給与計算は複雑になる可能性があるため危険です。

計算に役立つソフトウェアがないため、実際に従業員に給与を支払う前に、各給与計算の正確さを3回チェックします。 社会保障庁のスキャナーはそれらを読むために特定のフォントの使用を必要とするので、年間W-2を手書きしないでください。 代わりにタイプライターを使ってください。 記録を保持するために、ハードコピーファイルのみを維持します。 このシステムは確立するのが簡単で安価です。

検討事項

米国中小企業管理局は、あなたがあなたの給与計算システムを確立するのを助けるために特定のステップを踏むことを勧めます。 これには、雇用者識別番号の取得、州および地方自治体が識別番号を必要とするかどうかの決定、従業員と独立請負業者との違いの把握、州法に準拠した支払期間の選択、正しい給与システムの選択が含まれます。