従業員に優れたメモを書く例

忙しい中小企業のマネージャーとして、従業員を文書化するのに十分な時間がないと思うかもしれません。 しかし、部下に優れたメモを残すことで、時間を節約することができます。 あなたのメモは従業員を懲戒処分するために、またはあなたが最終的に苦情、上訴または差別の請求に応じる必要がある場合に重要になります。 あなたのメモに一年中の例があれば、従業員の評価の準備のような典型的な仕事でさえもより簡単になり、そしてより正確な描写になるでしょう。

詳細な

最小限の説明を必要とする十分に詳細なメモを作成してください。 メモをシンプルにし、業界固有の専門用語、会社の俗語、または頭字語を避けます。 あなたのメモはいつか仲裁の審問や雇用機会均等委員会の調査の対象となる可能性があることを忘れないでください。仲裁人または捜査官はメモに従うことができる必要があるでしょう。 問題に関する具体的な情報、従業員の役職、任命された仕事、およびあなたと彼との関係を含めます。 これは読者が情報を文脈に入れるのを助けるでしょう。 あなたがすべての適切な情報を含むことを確認するために、出来事の直後にあなたのメモを書きなさい。 あまり長く待つと、すべての詳細を思い出すのが難しくなります。

事実上

あなたのメモを事実にして誇張しないでください。 「Johnは常に議論の余地がある」または「Johnは予定通りに来ない」と書くと、文書の信頼性が低下します。 代わりに、もっと具体的に書いてください。「ジョンは10月の22営業日のうち11日遅れていました。」 統計データであなたのポイントを説明しなさい、それはあなたのドキュメンテーションが事実であることも保証します。 Johnのパフォーマンスは「本当に悪い」という声明は正しいかもしれませんが、Johnのエラー率は一貫して60％を超えていることに言及することであなたのノートの真実性を証明します。同じ職務を遂行する - 5パーセント未満です。

目的

従業員の行動に判断を下さないでください。 あなたの調子を中立そして客観的に保ちなさい。 「ジェーンの怠惰は火曜日も続いた。彼女は休憩時間を過ぎてもうまくいき、私が彼女に話をしたときいつもの態度が悪かった」と書く代わりに、ジェーンは火曜日の休憩から15分遅れで戻った。なぜ、彼女は目を丸めて答えずに立ち去った。」 専門家であり続け、あなたの欲求不満がドキュメントの中にこぼさないようにしてください。これはあなたのノートの完全性と有用性をひどく損なうからです。

日付、時刻、および署名

メモには、インシデントの日付と時刻、およびドキュメントを作成したときの日付を含めます。 日付がなければ、インシデントが発生したことを証明するために文書を必ずしも使用することはできません。 Eメールは会話を確認するのに便利なツールです。日付、時間、受信者が含まれており、配達証明と領収書の証明を提供するように設定することもできます。電子メールによる会話。 あなたのメモは従業員にとって驚きではないはずです。 メモに重要な情報が含まれている場合は、従業員に情報の受け取りに署名するよう依頼することを検討してください。 文書を受け取るための署名が必ずしもその内容との一致を構成するわけではないことを説明します。