色分けされたファイリングシステムでファイルする方法

整理整頓されたままにするためにあなたの家または事業所のために色分けされたファイリングシステムを作りなさい。生産性を向上させる整理されたファイリングシステムにより、必要なときにファイルを見つけることができ、整理が容易になります。あなたのビジネスが成長するにつれて、あなたは新しい色を導入することによって新しいファイルカテゴリを追加することができます。ファイルの場所を指定して効果的なファイリングシステムを作成することで、絶えずファイルを探したりオフィスを散らかしたりする代わりに、時間とエネルギーをビジネスの構築に集中させることができます。

1。

提出予定の書類をカテゴリに分けます。たとえば、クライアントの請求書、売上の領収書、財務諸表、仕入先の請求書、および税金伝票のファイルカテゴリを作成します。各カテゴリを表す色を選択してください。あなたがそれぞれの色が表すファイルの種類を暗記するまで、クイックリファレンスのためにファイルカテゴリと対応する色のリストを作成してください。

2。

ファイリングに使用するファイリングキャビネットの種類を決定します。通常、縦型ファイリングキャビネットにはレターサイズの文書、つまり約8.5インチ×11インチの文書が、横方向のファイリングキャビネットにはリーガルサイズの文書、つまり約8.5インチ×14インチの文書が格納されています。ビジネスニーズに最も適したキャビネットスタイルを選択してください。

3。

ファイルカテゴリに指定した色に対応する色付きのフォルダを購入してください。普通のマニラフォルダを使用する場合は、見やすくするために、フォルダタブの端に貼り付けられた色付きのステッカーまたはラベルを購入してください。

4。

色付きのフォルダーに文書を置き、次にファイルキャビネットにフォルダーを置きます。ニーズに合わせてファイルカテゴリを整理します。たとえば、頻繁に表示する文書や頻繁に追加するカテゴリをファイリングキャビネットの前面に配置し、使用頻度の低いカテゴリを背面に配置します。クライアント、患者などのために個別のファイルを作成する場合は、ファイルをアルファベット順に並べることもできます。ファイルをアルファベット順にする場合は、個々の文字と色のラベルを購入するか、フォルダに色付きのラベルを貼り付けてラベルに文字を書き込むことによって、各文字に色を付けます。

5。

新しいカテゴリに新しい色を割り当てることで、見やすいように新しいフォルダカテゴリを追加します。